• 00:00 1.
    km+ 知識管理讓知識管理，變得很簡單!
  • 00:34 2.
    新增目錄 & 資料夾
  • 02:03 3.
    上傳影片
  • 03:04 4.
    上傳一般檔案
  • 03:56 5.
    上傳照片
  • 04:36 6.
    整理 YouTube 影片
  • 05:09 7.
    整理 & 排序媒體
  • 05:44 8.
    資料夾權限設定
  • 06:58 9.
    全站搜尋
  • 07:38 10.
    設計重點
  • 09:22 11.
    設計檢核清單
  • 10:10 12.
    建立 FAQ
  • 10:53 13.
    發表討論
  • 11:25 14.
    10 倍速傳承
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
職能知識庫，10 分鐘快速入門
長度: 12:06, 瀏覽: 183, 最近修訂: 2024-11-12
好的系統 + 策略，絕對可以有效地解決知識管理的 3 大挑戰：
  1. 知識，進不去
  2. 要用時，卻找不到
  3. 好不容易找到了，但已經過時、不完整

這份教學，將著重在系統的操作教學，策略的部分，可以參考「km+ 應用策略 ~ 知識管理與教材庫」。
接下來，就讓我們來一步一步體驗 km+ 是如何輕鬆解決以下常見的困擾。
  • 資料不知道放在哪裡？
    km+ 支援各種媒體的儲存，相當於整合 google drive (檔案) / photos (照片) / youtube (影片) / sites (網頁) 的功能，集中管理，不會到處分散而找不到。
     
  • pdf、word 內文，不好找
    內建的全文檢索引擎，除了媒體的內容、索引、討論、FAQ 之外，搜尋範圍更包括 word, pdf, ppt, excel 等內文。
     
  • 缺乏標準流程？
    km+ 提供 SOP 與檢核清單的機制，更清楚規範與撰寫每一個步驟，因為線上排版與編輯都很容易，就可以減少使用 word 下載、編輯後再次上傳的不便而導致每個人電腦都有自己版本的問題。
     
  • 經驗無法傳承？
    實驗技術，容易卡關、做錯的就是那幾個，透過 FAQ 機制，將過去遇到的問題、如何解決的方法收集與整理，新人將不用重新摸索，學生畢業也不會有技術斷層的困擾。
重點
  1.  
    資料建檔、管理與搜尋
  2. 1.
    登入
    使用系統管理者的帳號登入系統，從上方選單「知識」，進入知識庫首頁。
    這是個人化的知識庫入口，顯示的資訊包括：
    1. 個人化資訊
      近期存取 (媒體、資料夾)、最新上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、 ... 等。
       
    2. 管理功能
      維護清單、知識庫管理、 ... 等。
     
  3. 2.
    新增目錄 & 資料夾
    km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念，提供影片、文件等多媒體的儲存與分類，
    此外，每個資料夾可以分別設定權限，包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。
     
    為了讓權限更清楚、容易地設定，資料夾裡面不允許再建立資料夾，若您需要有多層次的分類 (如下圖)，就可以透過建立「目錄」，並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
     
    建立的方式很簡單，進入「目錄瀏覽」，點擊工具「新增」，選擇目錄 or 資料夾即可。
    更詳細的操作說明，請參考：「建立目錄、資料夾」。
     
    註: 目錄，是資料夾的分類，不能放媒體。
     
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  4. 3.
    上傳影片
    km+ 支援各種格式的影片，包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。
     
    以上傳 EverCam 為例，進入資料夾後，點擊「新增媒體 / EverCam」，直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後，系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引)，讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。
     
    更詳細的操作說明，請參考文件：「上傳 EverCam / 影片」。
     
     
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  5. 4.
    上傳一般檔案
    除了用附件的方式上傳檔案之外，也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能，將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等)，上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。
     
    這樣呈現的好處包括:
    1. 檔案列表，符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
    2. 每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ，例如請假的表單，就可以提醒填寫時要注意的事項，或是收集請假相關的常見問題。
  6. 5.
    上傳照片
    雖然照片可以直接插入到媒體中，但系統提供更簡單的方式 ~ 相簿，更方便存放實驗照片等資料。
     
    在資料夾中，點擊「新增媒體 / 相簿」後，就可以將照片拖曳上傳，上傳後，可以編輯相片說明、設定相簿封面，並提供投影片放映的方式瀏覽。
  7. 6.
    整理 youtube 影片
    YouTube 已經有很多很棒的實驗技術影片，透過「新增媒體 / YouTube」貼上 YouTube 的影片網址，系統就會將影片嵌入，並自動建立影片的標題、原始來源、描述 ... 等資料。完成後，還可以建立索引，方便快速找到影片中特定的主題。
     
    更詳細的操作說明，請參考文件：
    1. 嵌入 YouTube 影片
    2. 建立影片索引
  8. 7.
    整理 & 排序媒體
    透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能，就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。

    更完整的操作方式，請參考文件：「檢視模式 (排序文件)」。
     
  9. 8.
    資料夾權限設定
    上傳的資料，哪些人可以看？
    在資料夾的下拉工具的「權限設定」，就可以設定，包括：
    • 資料夾管理者
      可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
       
    • 上傳權限
      指定哪些人可以上傳，上傳後只能管理自己上傳的媒體。
       
    • 閱讀權限 (註)
      可以指定登入後就可以觀看 (一般使用者) 或是指定特定的角色才可以觀看。
    更詳細的操作說明，請參考文件：「設定資料夾權限」。
     
    附註：
    在目錄中，可以透過資料夾名稱前的圖示，迅速辨識資料夾的閱讀權限，以方便管理，例如：0ec63af29f2a7e41594d6986d507da46.png 代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
     
  10. 9.
    全站搜尋
    在最上方的搜尋框，輸入關鍵字即可。
    內建的全文檢索引擎，只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋，範圍包括：
    • 檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
    • 文件的標題、內容、重點、索引
    • 討論
    • FAQ
    更完整的操作說明，請參考文件：「全文檢索」。
     
    小技巧:
    1. 若有多個關鍵字時，請用「空白」分隔。
    2. 除了全站搜尋之外，也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能，縮小搜尋範圍。
  11.  
     
    建立標準作業流程
  12. 10.
    設計重點
    進入媒體，點擊「新增重點」即可，優點包括：
    • 排版清楚
      重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明)，閱讀時一目了然。
       
    • 獨立編輯
      每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序，比用 word 更方便，而且不會亂掉。
     
    更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定)，請參考文件：「設計重點 (SOP)」。
     
  13. 11.
    設計檢核清單
    標準作業流程，如何確保執行時不會遺漏？檢核清單最有效！
    在工具下拉選單，選擇「新增檢核清單」即可建立。
     
    特別提醒:
    文件的檢核清單是「範本」用途，提供專案管理建立工作時複製使用，更完整的說明，請參考專案的「建立檢核清單」。
     
  14.  
     
    討論與收集 FAQ
  15. 12.
    建立 FAQ
    用 km+ 收集很簡單，直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」，看完 SOP 後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法，這些就是珍貴的經驗！可以減少重蹈覆轍。

    關於 FAQ 收集的策略，可以參考影片：「 FAQ 教戰守則」。
     
    小技巧：
    在資料夾的 FAQ 專區，可以透過「匯入」的方式，重新分類、整理放在各媒體下的 FAQ，提供統一的入口。
     
  16. 13.
    討論
    文件看不懂又不知道要問誰？
    可以在頁面下方「發表討論」，系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人，回應後，不僅解決問題，也能留下重要的紀錄，成為整理 FAQ 的重要來源。
     
    附註:
    用 LINE or 口頭很方便，但 LINE 不好整理，口頭很容易問過就忘，重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
     
  17. 14.
    統計報表
    系統管理者 or 知識庫管理者，從「知識庫 / 知識庫管理 / 統計報表」就可以查閱相關報表，例如：媒體瀏覽次數、媒體數量、人員閱讀紀錄、... 等。
     
  18.  

    當知識與經驗逐步累積後，
    接下來，就可以將這些知識設計成線上課程，明確的規劃要在什麼時間點前完成，並透過測驗，逐項確認一些容易誤解、遺漏的地方，避開過去看文件但沒抓到重點的問題。

    更詳細的說明，請參考線上手冊：「[開課者] 設計課程，10 分鐘快速入門！」
檢核清單
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  • 03:56 5.
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    整理 YouTube 影片
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    整理 & 排序媒體
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    資料夾權限設定
  • 06:58 9.
    全站搜尋
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    設計重點
  • 09:22 11.
    設計檢核清單
  • 10:10 12.
    建立 FAQ
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    10 倍速傳承
  1. 知識庫
  2. ...
  3. 快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
  1. 1.
    簡介
    1. 1.1
      六分鐘認識 tms+
    2. 1.2
      職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！
    3. 1.3
      突破人才培育的 3 大挑戰 ~ 工具 X 策略
    4. 1.4
      導入企劃書
  2. 2.
    開始之前的預備
    1. 2.1
      網站管理，10 分鐘快速入門！
    2. 2.2
      開課前的系統設定
    3. 2.3
      [系統管理者] 設計課程，10 分鐘快速入門!
  3. 3.
    階段(1)、基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
    1. 3.1
      快速體驗 ~ 建立第一門線上課程
    2. 3.2
      實體課程線上化，跨出成功的第一步
    3. 3.3
      跨出成功的第一步，從「問題處理」開始紀錄
    4. 3.4
      善用工具+策略，新人甚至可以做的比資深同事更好！
    5. 3.5
      推動混成學習
    6. 3.6
      新人訓 (使用「單一課程」)
    7. 3.7
      報表查詢
    8. 3.8
      一般證照管理
  4. 4.
    階段(2)、訓練規劃與執行
    1. 4.1
      學程簡介
    2. 4.2
      共同學程
    3. 4.3
      認證學程
    4. 4.4
      新人訓 (使用「調訓學程」)
    5. 4.5
      新人訓 (使用「學習計劃」)
    6. 4.6
      學程的報表應用
    7. 4.7
      年度訓練計劃管理
    8. 4.8
      年度訓練總表
    9. 4.9
      職能矩陣
  5. 5.
    階段(3)、提升訓練品質
    1. 5.1
      設計測驗，確保學習效果最有效的方法！
    2. 5.2
      翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
    3. 5.3
      簡報排版
    4. 5.4
      簡報、多媒體教材設計原則
    5. 5.5
      3 分鐘學會 EverCam 基礎入門
  6. 6.
    階段(4)、收集經驗，訓練再突破
    1. 6.1
      職能知識庫，10 分鐘快速入門
    2. 6.2
      職務工作盤點 (記錄經驗)
    3. 6.3
      從「工作 / 研發紀錄」中萃取經驗
    4. 6.4
      讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
    5. 6.5
      案例錄影 ~ 高 CP 值的經驗與微課程的最佳來源
    6. 6.6
      整理工作 SOP 並快速傳承
    7. 6.7
      收集 FAQ
    8. 6.8
      編輯器的基礎操作
  7. 7.
    階段(5)、專案管理 ~ 突破「難以衡量的訓練成效」的關鍵
    1. 7.1
      專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
    2. 7.2
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    3. 7.3
      專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
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    5. 7.5
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    其他
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      證照延展
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      系列課程
    5. 9.5
      證書設計
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      課程管理者的權限指派
    7. 9.7
      課程事件 email 通知
    8. 9.8
      教育訓練 X 知識管理 ~ 五大工具
    9. 9.9
      教育訓練，現況與突破！
    10. 9.10
      導入新系統 or 制度，會很困難嗎？
    11. 9.11
      高效率執行專案，以導入 eLearning 平台為例
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