教育訓練，現況與突破！

人才，絕對是公司最重要的資產！

因為有經驗，可以把事情做好、解決問題。只是人才難尋，更難培育，近幾年尤其嚴重！

以一家知名的藥廠為例，品檢部門的新人，除了要學習專業知識外，還有各項儀器的操作，整個訓練長達 3~4 個月，過程中有人放棄、或是好不容易完訓進入工作崗位後，常常不到半年卻因為各種因素而離職，只好不斷向公司要人，人資也使出渾身解數努力招募，但就是無法填補人力缺口。

人才難尋，更難培育！

在台灣，相信大家對這樣的現象一定不陌生，幾乎各行各業都如此，不斷上演搶人才大作戰，即使連高薪的全球前十大 IC 設計公司總經理也在媒體上抱怨找不到人。

千里馬難尋也難馴，不管是招募進來的新人，或是已經在職多年的同仁，如何培育人才變成企業非常的重要課題，只是大部分的企業普遍面臨到三大挑戰：

太忙，沒空學習
一個小時沒空，5 分鐘總有時間吧! 因此大家都想做微課程，只是通常不太順利，因為短教材並不好設計。
難以衡量的訓練成效
都完成教育訓練，考試也通過了，工作就可以做得好嗎? 顯然沒有，大概就只能歸咎到經驗還不夠 ...
缺乏講師和教材
很有經驗的專家，常可以回答任何疑難雜症，但為什麼還會缺講師呢？因為這些經驗通常沒有被紀錄，就不容易整理成完整、有系統的課程內容。

這也是為什麼現行的教育訓練，雖然投入了許多資源，但佔經驗成長的比例卻不高，通常不到 10%，這是因為工作中的寶貴經驗沒有被有效地紀錄，只能靠師徒制，從工作中慢慢累積，碰到就問、做錯就學，很久才會有經驗 ...，碰到要運氣，做錯要付代價，很久大家就沒耐心、低成就，離職率自然會變高，進入了惡性循環。

很顯然的，突破點絕對是「紀錄經驗」，正所謂工欲善其事必先利其器，必須有好的系統輔助，包括：

職能知識庫
紀錄工作怎麼執行 (SOP) 與問題要如何處理 (FAQ)。
教育訓練系統
有完整的知識庫還不夠，如果執行前沒有先教會他，還是會做錯，只能亡羊補牢，因此有規劃的教育訓練很重要，要做之前先教會他！
專案管理
知識庫與教育訓練最終的目的，還是要落實在工作中。就像用 google calendar 記錄行事曆絕對比寫在筆記本上更有效率，透過系統輔助工作執行就可以事半功倍，讓時間花更少、事情做更好。還可以讓經驗記錄成為水到渠成的結果。

如果有一套系統再加上簡單的策略，可以快速累積前輩們多年來的工作經驗，包括事情處理的步驟、容易犯錯、誤解、忽略、遺漏的地方，並且用 10 倍速傳承，甚至新人在執行工作時還可以做的比資深同事更快、更好，你會想試試看嗎？

好的工具 + 簡單的策略
可以讓沒有經驗的新人，做的比資深同事更快、更好！

接著，我們就以「沒有經驗的新人小美，被指派要負責舉辦一場 EverCam 軟體的教育訓練」為例，如何在現有的制度與習慣中帶出具體的做法，從教育訓練到工作執行、累積經驗，在幾乎不增加負擔下，做到以下驚人的成果：

10 倍速經驗傳承
透過超簡單的小技巧，就可以將過去許多人累積多年的經驗，包括容易忽略、誤解、混淆、犯錯的案例，進行系統性地高效率傳承，大幅縮短訓練時間、快速建立職務需具備的能力，解決「太忙、沒空學習」的窘境。
高效率的工作流程
解決工作典型的問題 ~ 追蹤、認知落差、品質，克服「難以衡量的學習成效」的挑戰，不僅學會，還做的好！這就是教育訓練 (補足職能落差) 的終極目標！
建立職能知識庫
每天只要 15 分鐘，3~6 個月後就能盤點出 8 成以上工作所需的技能與問題處理能力，有紀錄就有訓練素材，突破「缺乏講師和教材」的問題。

重點

1.

沒經驗，怎麼辦？

就教會他！主管將小美加入一門「舉辦 EverCam 教育訓練」的線上課程，裡面有講解、完整的執行重點說明、執行的檢核清單、還有之前遇過的問題與處理方式。

更重要的是，課程還將每一個 FAQ 變成題目，讓小美有 3 次考試的機會，但及格要 100 分的方式，來協助小美逐項確認這些重要經驗。

經過一番苦讀、請教同事後，小美終於完成教材與測驗的通過條件，順利完成課程。

內心滿滿的成就，迫不及待、躍躍欲試！
2.
開工作紀錄
從原本記錄在筆記本的方式，改成直接透過 xms+ 專案管理建立工作，將期限、負責人、要做什麼逐項列出 (從工作模版帶出，圖1)。

這時候進入專案就可以看到預計要完成的工作清單，依期限排序。什麼時候要完成什麼事情，就清清楚楚，不會漏！ (圖2)

圖1:

圖2:
3.

執行工作 ~ 檢核清單輔助

帶著滿滿的信心，馬上就現學現賣！

回到工作中，「從其他來源複製」，就可以將剛剛學會，執行時要注意的檢核清單，從職能知識庫帶入，執行時，完成一項就勾一項，這些就是前輩的經驗！
4.
遇到問題？先記錄！

總會碰到之前沒有遇過的問題，例如

同一個部門，報名人數有上限嗎？

上次報名沒參加的，還可以報名嗎？

這時候，就像寫筆記一樣，只是改成用新增「待確認」檢核清單，先記錄。
5.

待確認的事？就 PO 工作的討論

當面討論很好，但容易有認知落差，寫下來有紀錄就可以避免！

用 LINE 很方便，但容易洗版，很難追蹤。

你有更好的方法，就是直接針對這項工作「舉辦 EverCam 教育訓練」PO 討論，就會像 LINE 群組一樣發 email 通知專案內的同事，知道的就可以回應，清清楚楚。

ps.

xms+ 的討論也可以設定，發 LINE 的群組通知喔。
6.

隨手整理，累積工作經驗

像這類部門人數上限就是一個下次可以依循的規則，就可以用文件下方的 FAQ 來整理，或是寫到 SOP 或整理到檢核清單，通常只要 5 分鐘就可以輕鬆紀錄。

只要每次遇到時，養成隨手紀錄的習慣，一點一滴累積起來就會很可觀，其實這就是「越做越有經驗」的過程，也是前輩們厲害的地方 ~ 有經驗！
7.

追蹤、執行、驗證工作，超容易！

執行過程中，工作相關資訊就可以寫在「處理紀錄」;

完成後，就可以將工作狀態勾選「已完成」;

其他同事就可以從「已完成」的清單中協助驗證，

如果驗證不通過，就會自動回到「進行中」的狀態，繼續處理。

當事情清楚 (誰、什麼時候、要完成的工作、有哪些紀錄)、溝通順暢 (討論)，就可以減少認知落差與來來回回的過程，效率自然就大幅提升！
8.

工作週報

經過上述流程，工作週報就自動產生囉。

已完成 / 進行中的工作、處理紀錄、工作是否已經驗正、參與的討論、整理的 FAQ、寫的文件數量 ... 等，一目了然。
9.

教，很重要

當內容累積越來越完整，講解就很重要，可以快速提醒重點以及要注意的地方。過程中可以用 EverCam 錄影，下一個人就不用再重講！

從講解、SOP 、檢核清單、FAQ，完整的經驗就被記錄下來，成為線上課程教材的最佳來源。
10.
課程 + 測驗，是關鍵！

這些累積的工作流程、問題處理經驗，怎麼才可以快速學會呢？

相信你一定也知道了，就是

建立課程
就可以要求在「期限」內完成。

將 FAQ 設計成測驗題目
而且限制只能考 3 次，及格 100 分，藉此謹慎的逐項確認經驗，效果百分百！

這就是小美可以快速學會過去累積多年經驗的關鍵喔！
整理一下這個流程每一個步驟帶來的好處：

教育訓練
將過去的經驗，用 10 倍速的效率傳承。

開工作紀錄
讓要做的事情好追蹤，因為寫下來，就可以讓要做什麼更清楚，想清楚再做效率就會更好。

執行 ~ 檢核清單
遵循過去的執行經驗 (從職能知識庫)，清楚明確，減少遺漏。

討論互動
讓溝通順暢，減少認知落差，就可以減少來來回回。

隨手整理，累積工作經驗
使用 FAQ、SOP 或檢核清單，滿足不同特性的資訊。
經驗發生時就隨手紀錄，聚沙成塔，就會產生「越做越有經驗」的數位版 ~ 知識文件！

處理紀錄
紀錄過程中的相關資訊，清楚執行狀態，協助工作進行。

工作驗證
為工作品質進一步把關。

工作週報
團隊做什麼，清清楚楚的清單。

講解
快速提醒重點以及要注意的地方，為文件加值！

課程 + 測驗
透過考 100 分，只能考 3 次，就可以引導學習者逐項確認，經驗，就可以用 10 倍速的方式傳承。
聽起來似乎很美好，真的有這麼容易嗎？

現實上，每一個步驟都不容易，何況是整個流程！

沒問題，只要依照快速入門的引導，按部就班一個目標一個目標前進，就能能對症下藥、一一克服，訓練輕鬆再突破！