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    會議管理 ~ 3 關鍵提升開會效率！
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    會議的重要性
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    痛點分析
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    解決方法
  • 02:44 6.
    會議前做法描述
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    特別注意！
  • 03:31 8.
    會前溝通可避免 ...
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    會議中做法描述
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    會議後做法描述
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    去做就對了
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    用對的工具 ~ xms+ 平台
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會議管理~ 三關鍵提升開會效率
長度: 07:21, 瀏覽: 236, 最近修訂: 2024-09-13
使用 xms+ 的會議管理功能，輕鬆解決以下痛點 ~
會而不議、議而不決、決而不行、行而不追
 
重要性
除了例行性的工作之外，專案執行幾乎是公司運作的關鍵基礎，而專案會議則是規劃、議題討論、進度報告、變更項目等許多關鍵資訊的溝通平台，這些大大小小的會議，絕對是專案成敗的關鍵，因此才會有「會議開得好，結案沒煩惱」的說法。
 
 
痛點
會議這麼多又無效率，大家都在抱怨浪費時間 ... 這是許多公司常見的問題，為什麼會這樣呢？其實開會最怕的就 4 件事情
  1. 會而不議
    沒有 agenda 議題，討論就很容易毫無頭緒的發散。
     
  2. 議而不決
    沒有 key person，會議的確認事項無法確認，通常就會要再重開一次 ...
     
  3. 決而不行
    沒有 action item，計劃再棒都只是無法實現的夢而已。
     
  4. 行而不追
    沒有追蹤，就等於沒有 deadline，一天拖過一天，就不容易完成。
如果這些問題不能有效克服，開會，就只是浪費生命而已 ... 很慘。
 
 
解法
解決這些關鍵問題其實可以很簡單，只要掌握以下幾個關鍵點：
  1. 會議前
    目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
     
  2. 會議中
    結論要明確、有共識  (解決: 議而不決)
     
  3. 會議後
    待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
     
議題要清楚、會議記錄要明確、工作追蹤要到位
 
接下來，
就分別針對這 3 個關鍵做更詳細的說明。
 
1. 會議前 ~
目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
 
透過會議通知，清楚描述 5W，例如
  • 目的 (Why): 召開專案的進度報告會議
  • 時間 (When): 2021/1/18 10:00 ~ 11:00
  • 地點 (Where): 305 會議室
  • 人員 (Who): 業務部與行銷部所有同仁
  • 議題 (What): 可以用 agenda 的形式
    議題                                                                報告人       時間          
    專案最新進度 (待辦事項追蹤)                        小美          10 分鐘
    面對競爭者促銷，我們採取的對應方案         小王          10 分鐘
    討論 & 建議                                                                     10 分鐘
     
  • 參考資料

特別注意:
  • 如果 key person 無法參加的會議，盡可能延期，不然就很容易導致「議而不決」
  • 為了提高會議的效率，事前可能需要先溝通，可以有效避免
    1. 意見太多，現場不容易收斂
    2. 太專業的內容 (例如法務相關)，其他人可能無法參與
    3. 時效性很高的，等下次開會時可能就來不急了
 
2. 會議中 ~
結論要明確、有共識  (解決: 議而不決)
 
有幾個重點
  • 複述結論、待辦事項，確保大家在認知上面是沒有偏誤的
  • 相關人員一定要表態，代表所有與會者的意見，避免會後放炮。
  • 會議記錄要確實，待辦清單要明確，包括:
    最終的決議是什麼，怎麼做？ (What, How)
    誰會負責、誰會投入？ (Who)
    何時要完成？ (When)
  • 會議紀錄，key person 一定要確認
 
3. 會議後 ~ 
待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
 
這是最重要的步驟！
盯緊每個追蹤事項，如果沒有去 follow，其他人就會覺得這待辦事項只是講講而已，其實沒做也不會怎麼樣，反而養成因循苟且的惡文化。
 
 
改變很困難？
聽起來很理想，但現實做起來一定不容易！
每次只要推動新制度 or 改變現有的習慣，普遍都會有這樣的疑慮，因為大家沒這個習慣，而且認為還會增加工作負擔 ...
 
其實沒有這麼困難的，要克服的只有兩件小事
  1. 開始做就對了 (Just Do It)
    新制度的推動，只要符合簡單的 ABC 三原則就會容易很多，更完整的說明可以參考「改變 or 推動新制度，原來可以這麼簡單！」
     
  2. 用對的工具
    xms+ 會議管理，從會前通知、會議記錄到後續工作追蹤，全部搞定!
     
知難行易，做就對了！
善其事、利其器 ~ 善用工具輔助
 
 
xms+ 解決方案
工欲善其事、必先利其器 ~
好的工具輔助，不僅可以降低執行的難度，更可以達到事半功倍的效果！

一旦建立好的會議文化，就能讓會議進行得更快速有效，告別無效的鬼打牆會議，大幅提升團隊戰力。
以下是 xms+ 會議管理的主要操作流程。
重點
  1. 會議前
  2. 1.
    發會議通知
    進入專案側欄的「會議管理」的功能，在「會議通知」下拉選單，就可以建立新的會議通知。
  3. 2.
    寫通知內容
    照著表單的指引，就可以完成會議通知最重要的資訊
    • 主題 (目的)
    • 日期、時間
    • 地點
    • 對象
    • 議題 (含附件)
     
    此外，還可以勾選「自動建立」會議記錄的功能，
    將通知內容轉成會議記錄的草稿，方便寫會議記錄時參考。
  4. 3.
    查看會議通知的內容
    可以透過「會議通知 / 查看會議通知記錄」查看過去通知的內容與對象。
  5.  
     
    會議中
  6. 4.
    設計表單 (會議記錄格式)
    除了標準的記錄格式外，每個專案都可以透過「設計表單」，設計專屬的會議記錄格式。
    1. 審閱者 (多位)
    2. 自訂會議記錄格式
  7. 5.
    新增 or 編輯會議記錄
    設計好表單後，就可以透過「新增」建立一筆新的會議記錄。
    若發會議通知時有自動建立草稿的會議記錄，就可以進入會議記錄後編輯。
  8. 6.
    設定要追蹤的工作
    有兩種方式
    1. 直接新增工作
    2. 從現有的工作加入
    此外，還可以透過「管理 (含排序)」的功能，為追蹤清單排序。
     
    小技巧:
    可以開啟兩個瀏覽器左右並排，可以同時寫記錄 + 管理追蹤工作清單。
  9.  
     
    會議後
  10. 7.
    審閱會議記錄
    若有您尚未審閱的會議記錄，進入「專案中心」後就會有明顯的提醒 (圖1)。
    進入會議記錄後，就可以看到「審閱」的按鈕 (圖2)。
     
    圖1: 審閱提醒
    7fb28955f30a54334749a284703da3c6.png

    圖2: 會議審閱
    e28295d8bf9824814daadbf0ac8aac0e.png
  11. 8.
    追蹤工作進度
    為了避免傳統專案時間拖很久，我們特別設計敏捷式的追蹤，未完成的待追蹤工作，特別提供以下的檢視區間
    1. 一個月
    2. 三個月
    3. 全部
    4. 個別會議記錄
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      用對的工具 ~ xms+ 平台
    1. 知識庫
    2. ...
    3. 快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
    1. 1.
      簡介
      1. 1.1
        六分鐘認識 tms+
      2. 1.2
        職能之道 ~ 每天 10 分鐘，訓練再突破！
      3. 1.3
        突破人才培育的 3 大挑戰 ~ 工具 X 策略
      4. 1.4
        導入企劃書
    2. 2.
      開始之前的預備
      1. 2.1
        網站管理，10 分鐘快速入門！
      2. 2.2
        開課前的系統設定
      3. 2.3
        [系統管理者] 設計課程，10 分鐘快速入門!
    3. 3.
      階段(1)、基礎篇 ~ 改善現有的教育訓練
      1. 3.1
        快速體驗 ~ 建立第一門線上課程
      2. 3.2
        實體課程線上化，跨出成功的第一步
      3. 3.3
        跨出成功的第一步，從「問題處理」開始紀錄
      4. 3.4
        善用工具+策略，新人甚至可以做的比資深同事更好！
      5. 3.5
        推動混成學習
      6. 3.6
        新人訓 (使用「單一課程」)
      7. 3.7
        報表查詢
      8. 3.8
        一般證照管理
    4. 4.
      階段(2)、訓練規劃與執行
      1. 4.1
        學程簡介
      2. 4.2
        共同學程
      3. 4.3
        認證學程
      4. 4.4
        新人訓 (使用「調訓學程」)
      5. 4.5
        新人訓 (使用「學習計劃」)
      6. 4.6
        學程的報表應用
      7. 4.7
        年度訓練計劃管理
      8. 4.8
        年度訓練總表
      9. 4.9
        職能矩陣
    5. 5.
      階段(3)、提升訓練品質
      1. 5.1
        設計測驗，確保學習效果最有效的方法！
      2. 5.2
        翻轉教室 2.0 ~ 上課同步錄影出高品質的教材
      3. 5.3
        簡報排版
      4. 5.4
        簡報、多媒體教材設計原則
      5. 5.5
        3 分鐘學會 EverCam 基礎入門
    6. 6.
      階段(4)、收集經驗，訓練再突破
      1. 6.1
        職能知識庫，10 分鐘快速入門
      2. 6.2
        職務工作盤點 (記錄經驗)
      3. 6.3
        從「工作 / 研發紀錄」中萃取經驗
      4. 6.4
        讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
      5. 6.5
        案例錄影 ~ 高 CP 值的經驗與微課程的最佳來源
      6. 6.6
        整理工作 SOP 並快速傳承
      7. 6.7
        收集 FAQ
      8. 6.8
        編輯器的基礎操作
    7. 7.
      階段(5)、專案管理 ~ 突破「難以衡量的訓練成效」的關鍵
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        專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
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        專案成功的第一步 ~ 訂出符合 SMART 原則的目標
      4. 7.4
        知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
      5. 7.5
        期限很重要 ~ 帕金森定理
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        敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
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        每日站立會議
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        客戶服務的最佳實踐 ~ 結合互動、FAQ、累積經驗、教育訓練與專案執行！
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        改變 or 推動新制度，原來可以這麼簡單！
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        冰山在融化 ~ 組織成功變革的 8 個步驟
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        PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
      4. 8.4
        5W2H ~ 讓事情清楚、溝通順暢，減少來來回回！
      5. 8.5
        五遍訊息溝通法 ~ 減少認知落差、避免做白工
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        學習的 5 大關鍵
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        讀書會 ~ 開啟學習型組織的一扇窗
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      其他
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        專業能力考核 (職能矩陣) ~ 10 分鐘就上手！
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        回訓
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        系列課程
      5. 9.5
        證書設計
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        課程管理者的權限指派
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        課程事件 email 通知
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        教育訓練 X 知識管理 ~ 五大工具
      9. 9.9
        教育訓練，現況與突破！
      10. 9.10
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      11. 9.11
        高效率執行專案，以導入 eLearning 平台為例
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