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列印日期 : 2024/04/29
集智學習科技VIP客服平台
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
高效率執行專案,以導入 eLearning 平台為例
長度: 14:47,
瀏覽: 82,
最近修訂: 2023-07-21
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
播放影片: https://service.cwisdom.tw/media/695
執行專案或研究計畫,常常事情又多又雜,以導入資訊系統為例 (圖1),在期限內要交付許多項目,很容易遇到以下困擾:
工作不好追蹤
溝通落差
執行時遺漏
....
解決這些困擾其實很簡單,就是建立一個專屬的「專案」,並為每一個交付項目建立工作與指定負責人、期限 (圖2),接著只要參考以下執行流程,不僅可以讓事情做更好、時間花更少,更可以解決知識管理的挑戰 ~ 記錄知識,讓經驗記錄變成水到渠成的結果,因為經驗通常是在工作中表現,發生的時候記錄是最直接有效的方式!
圖1: 計畫要執行的工作與交付項目
圖2: 建立工作、負責人、期限
重點
開始前的準備
1.
快速瞭解專案功能
透過短片「
專案管理 ~ 10 分鐘就上手!
」快速掌握專案管理的主要功能,為後續執行奠定基礎。
2.
建立專案 & 加入成員
就像建立 LINE 群組一樣,為參與人員建立一個專屬的專案,並記錄「執行期間、窗口」等重要資訊。
3.
上傳相關文件
透過「新增文件」,在文件區上傳專案的相關文件,例如:計畫書、聯絡資訊等。
4.
將交付項目開工作
透過專案規劃甘特圖,依據要交付的成果建立工作 (含內容重點、負責人、期限、檢核清單),好處包括:
好追蹤
明確的狀態 (進行中、已完成)、記錄、產出的文件,透過報表,事情進度一目了然。
降低溝通成本
因為事情清楚 (記錄要做什麼) 且共享,就可以減少因為認知不同而產生的來來回回。
減少遺漏
透過檢核清單,完成一項勾一項,就不會漏!
關於開工作的技巧,可以參考教學短片:
知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
小技巧:
建立工作時,可以指定「任務」,例如「交付項目」,就可以透過任務篩選快速過濾出相關的工作。
5.
綁定 LINE 群組通知
進入專案的「通知設定」,就可以將專案的訊息 (討論、指派工作、完工等),發送到 LINE 群組,提醒大家。
6.
email 通知如何使用專案進行導入
完成專案的基本設定後,就可以 email 通知相關人員囉,內容包括:
專案的網址
登入的帳密
使用說明
以下是信件案例,提供給您參考。
------
主旨: [台灣數位] 為了推動更順利,已將您加入「亞大科技 eLearning 導入」的專案
內容:
王先生,您好:
為了讓後續系統推動更順利,
我們已經建立了貴單位專屬的專案服務區。
在此專案中,我們可以透過討論、工作設定與追蹤等方式,
讓事情更清晰並且執行更順暢。
更完整的說明,可以參考文件:「
教育訓練與顧問輔導方式說明
」
以下是專案的相關資訊:
進入專案 (圖1)
網址:
https://p.fms.tw/project/summary/###
登入帳號 / 密碼:(OOO/***) 登入後可自行修改密碼
專案的討論 (圖2)
若有任何的問題,可以進入專案系統 「發表討論」,您再試試看喔~
若有其他同事也需要加入專案,可以再提供姓名、email 給我喔~
OOO 敬上
專案啟動會議
7.
發會議通知
透過「會議管理 / 會議通知」,議題可以包括:
窗口、成員
確定負責窗口、權責等
專案時程
透過計畫書、甘特圖、文件區等說明
執行方式
舉例說明如何透過開工作、討論、處理記錄、工作狀態等,讓事情清楚、溝通順暢,減少認知落差。
以下是通知範例,提供您參考:
----
1. 議程:
a. 導入期程規劃說明:
https://p.fms.tw/project/planning/xxx
b. 專案執行方式說明
2. 線上視訊會議連結:
https://meet.google.com/sui-jxnj-xxx
8.
整理會議記錄
email 提供該次會議記錄的連結,清楚告知會議決議。
善用會議管理功能,就可以輕鬆解決會議常見的痛點 ~ 會而不議、議而不決、決而不行、行而不追。
更完整的執行技巧,可以參考教學短片:
會議管理
專案執行
9.
確定目標與關鍵結果 (OKR)
依據「敏捷專案」的精神執行,透過短衝會議,確保每個星期都有明確的目標與進度,幫助專案執行更順利。
更完整的說明,可以參考教學短片:
敏捷框架 Scrum 的最佳實踐
10.
執行每日 or 每週站立會議
除了快速檢視專案進度、依據現況調整執行重點之外,還可以幫助團隊資訊交流、經驗分享等。
更完整的說明,可以參考教學短片:
每日站立會議
11.
工作追蹤
除了透過「進行中 / 已完成」的工作清單瞭解外,也可以在每一次的會議記錄中,進入「會議管理」的頁面,快速檢視每一次會議的工作執行完成率,或是最近 1 個月、3 個月等統計。
12.
互動討論
目前普遍的互動方式 ~ email、LINE 或電話,雖然很方便,但常因為認知落差、失焦、不好追蹤等問題,造容易成來來回回,所付出的隱性成本極高,例如:
email
許多重要資訊和不同主題常常都在同一篇回應,很容易遺漏
LINE
一下子就淹沒在眾多的短訊息中 ...
電話
只有「語言」缺乏畫面,不好溝通外,因為沒有紀錄,不好追蹤外,也常遇到認知不同的窘境。
解法很簡單,就是
將原本在 email、LINE 上的討論,改成在專案進行,避免資訊分散不好找的問題
Email 或 LINE,轉變成「提醒」的用途,例如:
「您的問題,已經回應到專案的討論區,方便我們後續參考與追蹤。
http:// p.fms.tw/ ....
如果有任何的問題或想法,再麻煩回應到討論喔,謝謝。」
將當面討論的結論,寫回工作 or 討論,避免日後忘記而產生認知落差
小技巧:
用 ctrl-v 可以將剪貼簿的圖片貼上,方便用圖描述問題
13.
上傳執行成果
每一個工作的產出,可以記錄在工作的處理記錄,正式要交付的文件,則可以在文件區建立一份「交付文件」,將相關檔案透過附件上傳,好處是彙整放在一起,結案時要交付成果就很容易。
小技巧:
如果希望更進一步的整理,可以在知識庫建立專屬的資料夾,並將相關檔案上傳與整理。
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複製檢核清單
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位置
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
資料夾名稱
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
發表人
施富川
單位
集智客戶服務平台
建立
2023-07-21 10:58:08
最近修訂
2023-07-21 10:59:06
長度
14:47