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高效率執行專案，以導入 eLearning 平台為例
長度: 14:47, 瀏覽: 152, 最近修訂: 2023-07-21
執行專案或研究計畫，常常事情又多又雜，以導入資訊系統為例 (圖1)，在期限內要交付許多項目，很容易遇到以下困擾：
  1. 工作不好追蹤
  2. 溝通落差
  3. 執行時遺漏
  4. ....
 
解決這些困擾其實很簡單，就是建立一個專屬的「專案」，並為每一個交付項目建立工作與指定負責人、期限 (圖2)，接著只要參考以下執行流程，不僅可以讓事情做更好、時間花更少，更可以解決知識管理的挑戰 ~ 記錄知識，讓經驗記錄變成水到渠成的結果，因為經驗通常是在工作中表現，發生的時候記錄是最直接有效的方式！
 
 
圖1: 計畫要執行的工作與交付項目
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圖2: 建立工作、負責人、期限
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重點
  1. 開始前的準備
  2. 1.
    快速瞭解專案功能
    透過短片「專案管理 ~ 10 分鐘就上手!」快速掌握專案管理的主要功能，為後續執行奠定基礎。
     
  3. 2.
    建立專案 & 加入成員
    就像建立 LINE 群組一樣，為參與人員建立一個專屬的專案，並記錄「執行期間、窗口」等重要資訊。
  4. 3.
    上傳相關文件
    透過「新增文件」，在文件區上傳專案的相關文件，例如：計畫書、聯絡資訊等。
  5. 4.
    將交付項目開工作
    透過專案規劃甘特圖，依據要交付的成果建立工作 (含內容重點、負責人、期限、檢核清單)，好處包括：
    • 好追蹤
      明確的狀態 (進行中、已完成)、記錄、產出的文件，透過報表，事情進度一目了然。
       
    • 降低溝通成本
      因為事情清楚 (記錄要做什麼) 且共享，就可以減少因為認知不同而產生的來來回回。
       
    • 減少遺漏
      透過檢核清單，完成一項勾一項，就不會漏！
     
    關於開工作的技巧，可以參考教學短片：
     
    小技巧：
    建立工作時，可以指定「任務」，例如「交付項目」，就可以透過任務篩選快速過濾出相關的工作。
  6. 5.
    綁定 LINE 群組通知
    進入專案的「通知設定」，就可以將專案的訊息 (討論、指派工作、完工等)，發送到 LINE 群組，提醒大家。
  7. 6.
    email 通知如何使用專案進行導入
    完成專案的基本設定後，就可以 email 通知相關人員囉，內容包括：
    • 專案的網址
    • 登入的帳密
    • 使用說明
     
    以下是信件案例，提供給您參考。
    ------
    主旨: [台灣數位] 為了推動更順利，已將您加入「亞大科技 eLearning 導入」的專案
    內容:
     
    王先生，您好：

    為了讓後續系統推動更順利，
    我們已經建立了貴單位專屬的專案服務區。

    在此專案中，我們可以透過討論、工作設定與追蹤等方式，
    讓事情更清晰並且執行更順暢。
    更完整的說明，可以參考文件：「教育訓練與顧問輔導方式說明」
     
    以下是專案的相關資訊：
    1. 進入專案 (圖1)
      網址：      https://p.fms.tw/project/summary/###
      登入帳號 / 密碼：（OOO／***）   登入後可自行修改密碼
       
    2. 專案的討論 (圖2)
      若有任何的問題，可以進入專案系統  「發表討論」，您再試試看喔~
     
    若有其他同事也需要加入專案，可以再提供姓名、email 給我喔~
     
    OOO 敬上
  8.  
     
    專案啟動會議
  9. 7.
    發會議通知
    透過「會議管理 / 會議通知」，議題可以包括：
    1. 窗口、成員
      確定負責窗口、權責等
       
    2. 專案時程
      透過計畫書、甘特圖、文件區等說明
       
    3. 執行方式
      舉例說明如何透過開工作、討論、處理記錄、工作狀態等，讓事情清楚、溝通順暢，減少認知落差。
     
    以下是通知範例，提供您參考：
    ----
    1. 議程:
        a. 導入期程規劃說明: https://p.fms.tw/project/planning/xxx
        b. 專案執行方式說明
     
    2. 線上視訊會議連結:
    https://meet.google.com/sui-jxnj-xxx
  10. 8.
    整理會議記錄
    email 提供該次會議記錄的連結，清楚告知會議決議。
     
    善用會議管理功能，就可以輕鬆解決會議常見的痛點 ~ 會而不議、議而不決、決而不行、行而不追。
     
    更完整的執行技巧，可以參考教學短片：
  11.  
     
    專案執行
  12. 9.
    確定目標與關鍵結果 (OKR)
    依據「敏捷專案」的精神執行，透過短衝會議，確保每個星期都有明確的目標與進度，幫助專案執行更順利。
     
    更完整的說明，可以參考教學短片：
     
  13. 10.
    執行每日 or 每週站立會議
    除了快速檢視專案進度、依據現況調整執行重點之外，還可以幫助團隊資訊交流、經驗分享等。
     
    更完整的說明，可以參考教學短片：
     
  14. 11.
    工作追蹤
    除了透過「進行中 / 已完成」的工作清單瞭解外，也可以在每一次的會議記錄中，進入「會議管理」的頁面，快速檢視每一次會議的工作執行完成率，或是最近 1 個月、3 個月等統計。
  15. 12.
    互動討論
    目前普遍的互動方式 ~ email、LINE 或電話，雖然很方便，但常因為認知落差、失焦、不好追蹤等問題，造容易成來來回回，所付出的隱性成本極高，例如：
    1. email
      許多重要資訊和不同主題常常都在同一篇回應，很容易遺漏
       
    2. LINE
      一下子就淹沒在眾多的短訊息中 ...
       
    3. 電話
      只有「語言」缺乏畫面，不好溝通外，因為沒有紀錄，不好追蹤外，也常遇到認知不同的窘境。
     
    解法很簡單，就是
    • 將原本在 email、LINE 上的討論，改成在專案進行，避免資訊分散不好找的問題
    • Email 或 LINE，轉變成「提醒」的用途，例如:
      「您的問題，已經回應到專案的討論區，方便我們後續參考與追蹤。
          http:// p.fms.tw/ ....

          如果有任何的問題或想法，再麻煩回應到討論喔，謝謝。」
    • 將當面討論的結論，寫回工作 or 討論，避免日後忘記而產生認知落差
     
     
    小技巧：
    用 ctrl-v 可以將剪貼簿的圖片貼上，方便用圖描述問題
     
  16. 13.
    上傳執行成果
    每一個工作的產出，可以記錄在工作的處理記錄，正式要交付的文件，則可以在文件區建立一份「交付文件」，將相關檔案透過附件上傳，好處是彙整放在一起，結案時要交付成果就很容易。
     
    小技巧：
    如果希望更進一步的整理，可以在知識庫建立專屬的資料夾，並將相關檔案上傳與整理。
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