訓練再突破 (5) ~ 實現訓練的終極目標！ | 集智學習科技VIP客服平台

為什麼要做教育訓練？
當然就是經驗傳承，學會處理事情的能力，把工作做好！

如果有一個簡單的方法，可以將前輩們累積多年來的工作經驗一次就學會，包括事情處理的步驟、容易犯錯、誤解、忽略、遺漏的地方，而且達到教育訓練的終極目標 ~ 把事情做的又快又好，你會想試試看嗎？

接著，我們就以這個實務案例來說明。

會議中，新加入的小美被指派

要辦一場 EverCam 軟體的教育訓練。

只要照著做，就可以使工作、經驗、訓練，形成相輔相成的效果，並獲得以下成果：

高效率的工作流程
記錄並累積工作中的經驗
10 倍速傳承的訓練技巧

這套方法神奇之處，

在於可以讓第一次做的新人，比資深同事做的更好、更有效率！

準備好進行一場充滿驚奇的體驗了嗎？ Let's go!

重點

1.

建立工作 ~ 舉辦 EverCam 教育訓練

透過 xms+ 的專案，將期限、負責人、工作以及要做什麼逐項列出 (或更快速地從工作模版帶出)。 (圖1)

這時候，進入專案就可以看到預計要完成的工作清單，依期限排序。什麼時候要完成什麼事情，就清清楚楚，不會漏！ (圖2)

圖1:

圖2:
2.
沒經驗，怎麼辦？

沒問題，主管將小美加入一門「舉辦 EverCam 教育訓練」的線上課程，裡面有講解、完整的執行重點說明、執行的檢核清單、還有之前遇過的問題與處理方式。

更重要的是，課程還將每一個 FAQ 變成題目，讓小美有 3 次考試的機會，但及格要 100 分的方式，來協助小美逐項確認這些重要經驗。

經過一番苦讀、請教同事後，小美終於完成教材與測驗的通過條件，順利完成課程。

內心滿滿的成就，迫不及待、躍躍欲試！
3.

按部就班，一項一項確認、執行

帶著滿滿的信心，馬上就現學現賣！

回到工作中，「從其他來源複製」，就可以將剛剛學會，執行時要注意的檢核清單帶入。

執行時，完成一項就勾一項，這些就是前輩的經驗！

紀錄在知識庫「文件」的檢核清單中，工作執行時就可以當成範本。
4.
不知道該怎麼處理？建立新的「待確認」清單

總會碰到之前沒有遇過的問題，例如

同一個部門，報名人數有上限嗎？

上次報名沒參加的，還可以報名嗎？

這時候，就像寫筆記一樣，只是改成用新增「待確認」檢核清單，先記錄。
5.

待確認的事？就 PO 工作的討論

當面討論很好，但容易有認知落差，寫下來有紀錄就可以避免！

用 LINE 很方便，但容易洗版，很難追蹤。

你有更好的方法，就是直接針對這項工作「舉辦 EverCam 教育訓練」PO 討論，就會像 LINE 群組一樣發 email 通知專案內的同事，知道的就可以回應，清清楚楚。

ps.

xms+ 的討論也可以設定，發 LINE 的群組通知喔。
6.

隨手整理，累積工作經驗

像這類部門人數上限就是一個下次可以依循的規則，就可以用文件下方的 FAQ 來整理，或是寫到 SOP 或整理到檢核清單，通常只要 10 分鐘就可以輕鬆紀錄。

只要每次遇到時，養成隨手紀錄的習慣，一點一滴累積起來就會很可觀，其實這就是「越做越有經驗」的過程，也是前輩們厲害的地方 ~ 有經驗！
7.

追蹤、執行、驗證工作，超容易！

執行過程中，工作相關資訊就可以寫在「處理紀錄」;

完成後，就可以將工作狀態勾選「已完成」;

其他同事就可以從「已完成」的清單中協助驗證，

如果驗證不通過，就會自動回到「進行中」的狀態，繼續處理。

當事情清楚 (誰、什麼時候、要完成的工作、有哪些紀錄)、溝通順暢 (討論)，就可以減少認知落差與來來回回的過程，效率自然就大幅提升！
8.

工作週報

經過上述流程，工作週報就自動產生囉。

已完成 / 進行中的工作、處理紀錄、工作是否已經驗正、參與的討論、整理的 FAQ、寫的文件數量 ... 等，一目了然。
10 倍速經驗傳承
9.

教，很重要

當內容累積越來越完整，講解就很重要，可以快速提醒重點以及要注意的地方。過程中可以用 EverCam 錄影，下一個人就不用再重講囉。

從講解、SOP 、檢核清單、FAQ，完整的經驗就被記錄下來，變成線上課程的教材來源。
10.
課程 + 測驗，是關鍵！

這些累積的工作流程、問題處理經驗，怎麼才可以快速學會呢？

相信你一定也知道了，就是

建立課程
就可以要求在「期限」內完成。

將 FAQ 設計成測驗題目
而且限制只能考 3 次，及格 100 分，藉此謹慎的逐項確認經驗，效果百分百！

這就是小美可以快速學會過去累積多年經驗的關鍵喔！
整理一下這個流程每一個步驟帶來的好處：

開工作
讓要做的事情好追蹤

寫工作內容
寫下來的過程，就可以讓要做什麼更清楚，想清楚再做效率就會更好

檢核清單
過去的執行經驗，清楚明確，減少遺漏

討論
讓溝通順暢，減少認知落差，就可以減少來來回回

整理經驗
使用 FAQ、SOP 或檢核清單，滿足不同特性的資訊。
經驗發生時就隨手紀錄，聚沙成塔，就會產生「越做越有經驗」的數位版 ~ 知識文件！

處理紀錄
紀錄過程中的相關資訊，清楚執行狀態，協助工作進行。

工作驗證
為工作品質進一步把關

工作週報
團隊做什麼，清清楚楚的清單

講解
快速提醒重點以及要注意的地方，為文件加值！

課程 + 測驗
透過考 100 分，只能考 3 次，就可以引導學習者逐項確認，經驗，就可以用 10 倍速的方式傳承