• 00:00 1.
    為什麼要做教育訓練?
  • 00:37 2.
    知識循環
  • 00:57 3.
    準備好了嗎?
  • 01:18 4.
    xms+系統
  • 01:21 4.1
    開工作(工作模板)
  • 02:02 4.2
    沒經驗，怎麼辦？
  • 03:08 4.3
    按部就班，一項一項確認、執行
  • 03:48 4.4
    有疑問?建立新的「待確認」執行
  • 04:07 4.5
    待確認的事？就 PO 工作的討論
  • 04:44 4.6
    隨手整理，累積工作經驗(FAQ)
  • 05:22 4.7
    追蹤、執行、驗證工作，超容易！
  • 05:53 4.8
    工作紀錄與總覽
  • 06:10 4.9
    工作週報
  • 06:33 5.
    經驗可以用10倍速傳承
  • 06:40 6.
    教，很重要
  • 07:18 7.
    課程+測驗
  • 07:42 8.
    重點回顧
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
訓練再突破 (5) ~ 實現訓練的終極目標！
長度: 09:02, 瀏覽: 499, 最近修訂: 2022-02-07
為什麼要做教育訓練？
當然就是經驗傳承，學會處理事情的能力，把工作做好！

如果有一個簡單的方法，可以將前輩們累積多年來的工作經驗一次就學會，包括事情處理的步驟、容易犯錯、誤解、忽略、遺漏的地方，而且達到教育訓練的終極目標 ~ 把事情做的又快又好，你會想試試看嗎？

接著，我們就以這個實務案例來說明。
 
會議中，新加入的小美被指派
要辦一場 EverCam 軟體的教育訓練。
 
只要照著做，就可以使工作、經驗、 訓練，形成相輔相成的效果，並獲得以下成果：
  1. 高效率的工作流程
  2. 記錄並累積工作中的經驗
  3. 10 倍速傳承的訓練技巧
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這套方法神奇之處，
在於可以讓第一次做的新人，比資深同事做的更好、更有效率！
準備好進行一場充滿驚奇的體驗了嗎？ Let's go!
重點
  1. 1.
    建立工作 ~ 舉辦 EverCam 教育訓練
    透過 xms+ 的專案，將期限、負責人、工作以及要做什麼逐項列出 (或更快速地從工作模版帶出)。 (圖1)
     
    這時候，進入專案就可以看到預計要完成的工作清單，依期限排序。什麼時候要完成什麼事情，就清清楚楚，不會漏！ (圖2)
     
    圖1:
    429dafa6235bd6bec521f74f67085fe1.png
    圖2:
     
  2. 2.
    沒經驗，怎麼辦？
    沒問題，主管將小美加入一門「舉辦 EverCam 教育訓練」的線上課程，裡面有講解、完整的執行重點說明、執行的檢核清單、還有之前遇過的問題與處理方式。
     
    更重要的是，課程還將每一個 FAQ 變成題目，讓小美有 3 次考試的機會，但及格要 100 分的方式，來協助小美逐項確認這些重要經驗。
     
    經過一番苦讀、請教同事後，小美終於完成教材與測驗的通過條件，順利完成課程。
    內心滿滿的成就，迫不及待、躍躍欲試！
  3. 3.
    按部就班，一項一項確認、執行
    帶著滿滿的信心，馬上就現學現賣！
    回到工作中，「從其他來源複製」，就可以將剛剛學會，執行時要注意的檢核清單帶入。
     
    執行時，完成一項就勾一項，這些就是前輩的經驗！
    紀錄在知識庫「文件」的檢核清單中，工作執行時就可以當成範本。
  4. 4.
    不知道該怎麼處理？ 建立新的「待確認」清單
    總會碰到之前沒有遇過的問題，例如
    • 同一個部門，報名人數有上限嗎？
    • 上次報名沒參加的，還可以報名嗎？
    這時候，就像寫筆記一樣，只是改成用新增「待確認」檢核清單，先記錄。
  5. 5.
    待確認的事？就 PO 工作的討論
    當面討論很好，但容易有認知落差，寫下來有紀錄就可以避免！
    用 LINE 很方便，但容易洗版，很難追蹤。
     
    你有更好的方法，就是直接針對這項工作「舉辦 EverCam 教育訓練」PO 討論，就會像 LINE 群組一樣發 email 通知專案內的同事，知道的就可以回應，清清楚楚。
     
    ps.
    xms+ 的討論也可以設定，發 LINE 的群組通知喔。
  6. 6.
    隨手整理，累積工作經驗
    像這類部門人數上限就是一個下次可以依循的規則，就可以用文件下方的 FAQ 來整理，或是寫到 SOP 或整理到檢核清單，通常只要 10 分鐘就可以輕鬆紀錄。
     
    只要每次遇到時，養成隨手紀錄的習慣，一點一滴累積起來就會很可觀，其實這就是「越做越有經驗」的過程，也是前輩們厲害的地方 ~ 有經驗！
  7. 7.
    追蹤、執行、驗證工作，超容易！
    執行過程中，工作相關資訊就可以寫在「處理紀錄」;
    完成後，就可以將工作狀態勾選「已完成」;
    其他同事就可以從「已完成」的清單中協助驗證，
    如果驗證不通過，就會自動回到「進行中」的狀態，繼續處理。
     
    當事情清楚 (誰、什麼時候、要完成的工作、有哪些紀錄)、溝通順暢 (討論)，就可以減少認知落差與來來回回的過程，效率自然就大幅提升！
  8. 8.
    工作週報
    經過上述流程，工作週報就自動產生囉。
    已完成 / 進行中的工作、處理紀錄、工作是否已經驗正、參與的討論、整理的 FAQ、寫的文件數量 ... 等，一目了然。
  9. 10 倍速經驗傳承
  10. 9.
    教，很重要
    當內容累積越來越完整，講解就很重要，可以快速提醒重點以及要注意的地方。過程中可以用 EverCam 錄影，下一個人就不用再重講囉。
     
    從講解、SOP 、檢核清單、FAQ，完整的經驗就被記錄下來，變成線上課程的教材來源。
  11. 10.
    課程 + 測驗，是關鍵！
    這些累積的工作流程、問題處理經驗，怎麼才可以快速學會呢？
    相信你一定也知道了，就是
    • 建立課程
      就可以要求在「期限」內完成。
       
    • 將 FAQ 設計成測驗題目
      而且限制只能考 3 次，及格 100 分，藉此謹慎的逐項確認經驗，效果百分百！
     
    這就是小美可以快速學會過去累積多年經驗的關鍵喔！
  12. 整理一下這個流程每一個步驟帶來的好處：
    1. 開工作
      讓要做的事情好追蹤
       
    2. 寫工作內容
      寫下來的過程，就可以讓要做什麼更清楚，想清楚再做效率就會更好
       
    3. 檢核清單
      過去的執行經驗，清楚明確，減少遺漏
       
    4. 討論
      讓溝通順暢，減少認知落差，就可以減少來來回回
       
    5. 整理經驗
      使用 FAQ、SOP 或檢核清單，滿足不同特性的資訊。
      經驗發生時就隨手紀錄，聚沙成塔，就會產生「越做越有經驗」的數位版 ~ 知識文件！
       
    6. 處理紀錄
      紀錄過程中的相關資訊，清楚執行狀態，協助工作進行。
       
    7. 工作驗證
      為工作品質進一步把關
       
    8. 工作週報
      團隊做什麼，清清楚楚的清單
       
    9. 講解
      快速提醒重點以及要注意的地方，為文件加值！
       
    10. 課程 + 測驗
      透過考 100 分，只能考 3 次，就可以引導學習者逐項確認，經驗，就可以用 10 倍速的方式傳承
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    • 00:00 1.
      為什麼要做教育訓練?
    • 00:37 2.
      知識循環
    • 00:57 3.
      準備好了嗎?
    • 01:18 4.
      xms+系統
    • 01:21 4.1
      開工作(工作模板)
    • 02:02 4.2
      沒經驗，怎麼辦？
    • 03:08 4.3
      按部就班，一項一項確認、執行
    • 03:48 4.4
      有疑問?建立新的「待確認」執行
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      待確認的事？就 PO 工作的討論
    • 04:44 4.6
      隨手整理，累積工作經驗(FAQ)
    • 05:22 4.7
      追蹤、執行、驗證工作，超容易！
    • 05:53 4.8
      工作紀錄與總覽
    • 06:10 4.9
      工作週報
    • 06:33 5.
      經驗可以用10倍速傳承
    • 06:40 6.
      教，很重要
    • 07:18 7.
      課程+測驗
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