• 00:00 1.
    訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
  • 00:09 2.
    簡單3步驟,將經驗以10倍速傳承
  • 00:50 3.
    什麼是工作經驗
  • 01:12 4.
    經驗是公司運作的關鍵
  • 02:00 5.
    紀錄經驗的好處
  • 03:06 6.
    真的可行嗎?
  • 03:41 7.
    ABC原則+制度
  • 05:04 8.
    改變,可以很簡單
  • 05:14 9.
    邊做邊記錄
  • 05:30 10.
    下次照著做
  • 06:09 11.
    遇到問題?
  • 06:52 12.
    持續改善
  • 07:21 13.
    會照做嗎?
  • 07:27 14.
    教育訓練是關鍵
  • 08:00 15.
    OKR推動策略參考
  • 索引
  • 筆記
  • 討論
  • 全螢幕
訓練再突破 (2) ~ 整理工作 SOP 並快速傳承
長度: 09:04, 瀏覽: 325, 最近修訂: 2022-02-07
你可以想像嗎? 剛進來的新人,居然比工作 5 年經驗的同事做的更好!
這是怎麼做到的呢? 只要簡單 3 步驟,就可以做到 10 倍速的經驗傳承!
  1. 邊做邊紀錄 (紀錄經驗,降低門檻)
  2. 下次照著做 (至少一樣好,不會錯)
  3. 持續改善、更新 (越來越好)
這就是將「越做越有經驗」的過程,從「人」的身上,轉換成公司具體的資產「知識文件」的方法!
只要善用 xms+ 系統輔助與小小的制度設計,每間公司都可以輕鬆做到!
 
 
什麼是經驗?
  1. 事情要怎麼做?
    首先 ... 接著 ... 其中要特別注意的是 ... (江湖一點訣),這就是經驗累積後的精華 ~ SOP。
     
  2. 問題要怎麼解?
    解法就是 ...,這就是 FAQ。
 
這些經驗,絕對是公司運作的重要基礎!舉例來說,
負責 EverCam 出貨的小美突然重感冒臨時請假,今天剛好又有幾個客戶要出貨 ...
光碟片要怎麼燒?授權書要怎麼寫?如何申請軟體序號? 公司收款帳號是哪一個? ....
怎麼辦?打電話給小美又沒有接 ...
 
你的工作曾經發生過這類手忙腳亂的情況嗎?
沒問題,有如下圖的 SOP 文件就搞定!
13a9f1b150445d013e59fbb1308182fa.png
這些看似很簡單的內容,正是知識管理的關鍵 ~
 
將人才的價值 (會做事 + 解決問題的能力) 數位化,變成公司具體的資產
 
如果有紀錄,很多事情就有所依循,並帶來許多好處
  • 同事之間可以互相支援。
  • 新人或工作交接時更為順利,大幅降低訓練成本。
  • 對人才的依賴降低,減少不確定性。
  • 找人才的門檻變低,來源就會更多,公司擴張就更容易。
 
同時,也可以避免過去經驗傳承時常見的困擾,只能
  • 碰到,就問
    要碰運氣,不是每個人都碰得到,沒碰到就學不會。
     
  • 做錯,就學
    要付代價與風險,一個簡單的錯誤,損失常常高達數百萬到數千萬之譜!
     
  • 久了,就有經驗
    因為過程漫長,且新世代的年輕人流動率較高,常常才剛學會就換工作,造成公司不斷重複訓練的困擾。
 
 
聽起來很好,做得到嗎?
 
看到這裡,你可能會有疑問 ...
這些聽起來很棒,大家都知道,公司以前也有推過寫工作步驟,
但怎麼推都沒成果,漸漸地就沒人做了,再來一次真的可行嗎?
 
沒有成果是很容易理解的,因為一般人都沒有紀錄與維護的習慣,也覺得麻煩,
要改變一個人的習慣就已經很困難了,何況是公司內這麼多人!
更別說,即使有紀錄,也常會遇到資料過時、或資訊不完整的問題。
 
其實,要在執行時解決上述痛點並不困難喔!
史丹佛大學行為設計實驗室的創辦人 – 福格博士在經歷了多年的研究後告訴我們,「難以改變」其實不是人的問題,而是執行的方法不夠好的關係!
 
 
改變方程式 ~ ABC 原則 + 動機
 
怎麼做呢?
只要符合以下 ABC 原則,再加上「制度」的外在動機,就會是一個容易成功的好制度。
  1. A  (Anchor moment)
    每天下班前 20 分鐘,有清楚的提示「時刻」來驅動行動。
     
  2. B (new tiny Behavior)
    寫今天任何一件事情的執行步驟 / 清單
     
  3. C (Celebration)
    給自己一點鼓勵!例如,Yes!有了清單,下次就可以參考、不會遺漏!
 
例如,今天剛好有去郵局寄信 / 收信,就可以這樣紀錄
      寄信
  1. 普通掛號
  2. 函件執據打在一起
  3. 索取購票證明 (要公司抬頭),以利會計報帳
      收信
  1. 要帶公司的收發章,並簽名及押上日期7cc8bd7186396765cb4e26469b969da0.png
  2. 若有公文要領取時,郵局會先來電告知需帶公司章
這樣,每天就會有一個小小的工作流程被紀錄。
 
 
整個方法的關鍵在於
 
設計的制度,要從小行為開始,而不是大改變。
 
因為小行為
  1. 做起來很快速、又容易
  2. 不需要強大的動機或意志力就能持續執行
  3. 維持新習慣所帶來的正向回饋,就讓你越有動力,去累積更多、更大的進步
 
以下,就是結合「OKR」與「小行為」的精神所設計出來的執行方法,再加上系統輔助 (善其事、利其器) ,讓執行更容易,改變,就可以很簡單,而且每間公司都做得到!
 
重點
  1. 1.
    邊做邊紀錄
    做什麼就記什麼,不用寫詳細 (降低門檻),檢核清單就有了,經驗,就這樣被紀錄。
     
    紀錄小技巧:
    清單項目很多時,可以建立多份清單,分類後更清楚、更容易執行!
     
    Q. 要紀錄在那裡?
    可以在知識庫中,為每個職務建立一個專屬的資料夾,並設定負責的同仁管理資料夾的權限,方便隨時紀錄、更新。
  2. 2.
    下次照著做
    執行時,就可以透過 xms+ 系統輔助,可以在專案管理開工作,複製文件的檢核清單 (執行時的檢核點),完成一項勾一項,就有所依循,什麼時候要做?(工作期限) 哪些還沒勾?再加上進度,就不會漏!
     
    這就是剛進來的新人,可以比有多年經驗的同事做的更好的關鍵!
    因為有經驗的同事,通常依賴自身經驗 (自信),嫌麻煩而沒有逐項確認、執行,就容易漏。
  3. 3.
    遇到問題?
    馬上丟 LINE 或當面詢問嗎?這樣很即時也很好,但會有以下嚴重缺點
    1. LINE 很容易洗版,不好追
    2. 當面討論,很容易有認知落差與誤解,例如常常記住討論過程中的資訊而不是結果! 
    3. 問題處理的經驗無法累積
     
    解法很簡單!直接在 xms+ 工作發討論。
    就像 LINE 群組一樣,相關的人就會收到通知,且過程就會更清楚明確,減少認知落差!
  4. 4.
    持續改善
    事情做完或討論有定案,就隨手建立 FAQ or 調整重點、檢核清單等,持續更新,就可以解決「過時、不完整」的問題。
     
    特別提醒:
    當下就要記錄,因為錯過後一忙就不太容易回頭修改。
     
    例如,在上述例子中如果忘記「索取購票證明」,就可以立刻編輯,將這段文字標示成「紅色粗體」提醒,並加入檢核清單,5 分鐘就可以完成!
     
    ps:
    「事情完成」這個時刻,正符合小行為模型中 ABC 的「Anchor 錨點」與 MAP 的「Prompt 提示」,是「改變」的重要關鍵。
     
  5. 5.
    教育訓練,讓經驗用 10 倍速的方式傳承
    有了完整的經驗紀錄,新人真的就可以學會、照著做嗎?還是只能亡羊補牢,發生問題時查得到?
     
    線上課程絕對是關鍵,因為可以
    1. 要求期限內完成
      拖延,是人類共同的天性,沒有期限,一般人很難主動學習。
       
    2. 強迫「逐項、仔細」的確認經驗
      透過測驗將每一個 FAQ 變成題目,要考滿分且只能考 3 次,測驗時就會特別謹慎。
  6. 6.
    OKR 推動策略參考
    以下是針對 SOP 的策略,FAQ 的部分,請參考其它文件的說明
     
    目標
    建立每一個職務的 SOP
     
    關鍵結果 (紀錄)
    1. 一個月內,每個人整理 20 篇和自己工作有關的流程 (每天一個)
    2. 每個流程,至少有 5 個以上的步驟  (從複雜、容易遺漏的開始)
    3. 每個流程,需取得主管確認 (代表重視,避免錯誤並改善)
    關鍵結果 (照著做,流程改善)
    1. 三個月內,每個人修訂 4 篇流程 (每星期一個)
    2. 檢附修正前後的差異,以及修訂的原因 (遺漏、遇到問題等)
    • 00:00 1.
      訓練再突破 (2) ~ 工作經驗紀錄
    • 00:09 2.
      簡單3步驟,將經驗以10倍速傳承
    • 00:50 3.
      什麼是工作經驗
    • 01:12 4.
      經驗是公司運作的關鍵
    • 02:00 5.
      紀錄經驗的好處
    • 03:06 6.
      真的可行嗎?
    • 03:41 7.
      ABC原則+制度
    • 05:04 8.
      改變,可以很簡單
    • 05:14 9.
      邊做邊記錄
    • 05:30 10.
      下次照著做
    • 06:09 11.
      遇到問題?
    • 06:52 12.
      持續改善
    • 07:21 13.
      會照做嗎?
    • 07:27 14.
      教育訓練是關鍵
    • 08:00 15.
      OKR推動策略參考
    位置
    資料夾名稱
    應用 ~ 教育訓練
    發表人
    林嘉聞
    單位
    2022 集智學習科技
    建立
    2022-02-07 14:33:06
    最近修訂
    2022-02-07 14:58:01
    長度
    09:04