基礎
文章重點：
- 典型的計畫執行流程
- 開工作執行 ~ 做好這件事就搞定！
- 計劃會議 (通知、溝通、分派任務、追蹤)
- 分組執行 (開工作、寫紀錄、發討論、每日站立會議)
- 整理結案報告
- 導入系統輔助，事半功倍 (需要哪些功能？)
無論是企業的專案 or 學校、國科會的計畫執行，
大原則都一樣，就是開會、討論、結論、執行、追蹤和最後的結案，
雖然方式與重點可能會略有不同，但只要做好一件事 ~
會議結束後，「開工作」執行，記錄誰負責、要做什麼事、完成期限
因為只要交辦的事情清楚、溝通順暢，再加上系統輔助 (註)，
絕對就可以讓整個計畫更好執行、追蹤、與整理結案報告。
以下是具體執行的參考步驟，
只要照著做，1 個月後計畫就會進行的很順利喔。
計畫會議
開會最害怕的就是「會而不議、議而不決、決而不行、行而不追」，
若沒有解決這些問題，開會就只是浪費大家的時間而已。
其實針對這些問題的解法，或多或少大家都知道，只是沒有落實罷了，寫出來，方便一項一項執行，更容易依循。
- 會議通知
不只是通知，更重要的是要「逐項」列出議題，讓大家可以提前預備，搞定「會而不議」的困擾。一些需要協調的議題，就可以透過「會前會」，事前溝通取得初步的共識，減少會議中七嘴八舌發散的狀況。 - 會議紀錄
一定要有明確的「待辦事項清單 (含負責人、做什麼、和期限)」，這是克服「決而不行」的必要做法，方便執行和追蹤，也減少認知落差。 - 進度追蹤
開會時，建議一開始就先確認「待辦清單」的執行狀態，畢竟這是前一次會議的重要決議，也解決「決而不行、行而不追」的問題。
更多關於會議的說明，可以參考：
分組執行
將會議中決議要執行的任務，
依照要產出的結果，分拆成多個小工作各別執行。
在這個階段，只要工作開得好，
再加上透過「每日站立會議」進行執行、溝通和追蹤，按部就班，結案就沒煩惱。
- 建立溝通平台
根據調查，90% 以上的專案執行都有溝通、認知落差的困擾，透過 LINE 群組溝通很方便、即時，但缺點就是很容易就隨手發訊息，又礙於排版的限制，訊息比較亂、容易洗版。 - 建立專案
透過專案管理系統，可以更有效的執行和追蹤，彌補 LINE 僅適合即時溝通的不足。 - 開工作
把要做的事明確寫下來，誰負責、期限是什麼時候，方便執行與追蹤，當然也可以減少認知落差的問題。更多開工作的技巧，可以參考：
「開工作，專案導入的第一步！」 - 寫記錄
將執行過程中 or 最後執行成果的資料「隨手」紀錄 or 上傳檔案，協助工作執行外，也是結案報告的重要參考來源。 - 執行每日站立會議
每天花 5-10 分鐘，讓團隊輪流報告「昨天完成的工作、今天要做什麼、有沒有遇到困難」，藉此快速掌握計畫狀態，更是團隊溝通和經驗交流的平台，絕對可以讓專案執行事半功倍。更詳細的說明，請參考：
「每日站立會議 ~ 解決追蹤、溝通等問題最有效方式！」
整理結案報告
計畫執行過程中，只要有落實「開工作、寫記錄」，
結案報告產出就很容易，因為有完整的素材，就只要從各項工作的處理記錄和討論中整理即可。
以下是 xms+ 平台上，透過「專案管理」執行計畫的操作教學。
補充 ~ 專案系統的功能說明
要解決追蹤、認知落差、遺漏等問題，透過以下系統功能的輔助，就可以事半功倍。
- 開工作
可以紀錄負責人、工作標題、內容、期限等基本資訊。 - 工作狀態
包含「進行中、已完成、擱置」以及依照狀態篩選工作清單，快速瀏覽進行中或是已完成的工作。 - 處理紀錄
紀錄工作過程中的資訊 or 成果。 - 討論
方便針對工作內容提出問題與回應。 - 工作排序
依照工作完成期限排序，列出「標題、負責人、期限」的工作清單。 - 會議管理
除了會議通知、會議紀錄之外，還要有清楚的待辦事項執行狀態、統計。 - 看板
提供流程與視覺化的工作分類與提醒
更完整的功能介紹，可以參考：
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