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  4. 快速入門 ~ 專案管理 (職能之鑰)
如下圖，有多個評鑑項目需要準備相關佐證資料，每一個項目會有不同的負責人和要完成的期限，過程中會透過會議進行追蹤與討論。
 
可以如何善用 xms+ 執行這樣的計畫呢？
只要抓住兩個重點就可以輕鬆搞定！
  1. 分拆工作
    以 WBS (Work Break down Structure) 的原則分拆工作，
    讓每一個項目，都有「明確的成果」，再根據成果，逐項開工作。
    更詳細的說明，可以參考文件：知難行易 ~ 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
     
  2. 善用 xms+ 專案管理
    就可以讓計畫進行順利，確保最後成果符合評鑑需求！
 
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接著，我們就以上面這個例子，說明如何執行的步驟。
重點
  1. 1.
    開工作 (以成果為導向)
    根據 WBS 的原則，以成果為導向，開工作執行、持續追蹤，
    也就是為每一個評鑑條文建立一個工作，設定負責人、期限。
     
    Q1. 開工作只有單一負責人?
    單一窗口，總是有主要負責人
     
    Q2. 期限怎麼設定？
    以要完成的 deadline 為主，不會以開會時間設定。
     
    Q3. 開一個大的工作，讓每一個條文變成工作內的執行項目好嗎?
    根據 WBS 的原則，可以獨立執行的，盡可能應該分拆工作，避免因為某些不相關的項目，造成工作無法完成。 此外，一兩天就可以完成，執行也比較有節奏。
     
    Q4. 工作可以分類嗎？ 例如「教學與研究設備類」
    可以，做法有兩種
    1. 直接使用「任務」，為工作分類
    2. 若有多層次的分類需求，就可以使用專案規劃 (甘特圖)，更詳細的說明，請參考文件「專案規劃」
  2. 2.
    發會議通知
    清楚的討論議題，方便開會前有充分的預備，因此，每次要開會的日期，就發會議通知。
     
    小技巧：
    可以勾選「自動建立」會議記錄的功能，將通知內容轉成會議記錄的草稿，方便寫會議記錄時參考。
  3. 3.
    會議記錄 (含待追蹤工作)
    除了基本的討論議題等記錄之外，更重要的是 ~ 建立該次會議要追蹤的工作。
    系統提供兩種方式：
    1. 直接新增工作
    2. 從現有的工作加入
    此外，還可以透過「管理 (含排序)」的功能，為追蹤清單排序。
     
    小技巧:
    會議記錄，有提供「審閱」的功能，指定哪些人需要確認記錄的內容。
  4. 4.
    執行、追蹤
    執行過程中，可以將工作執行相關的資料寫在處理，
    追蹤的部分系統提供兩種角度追蹤工作
    1. 會議管理
      統計每次會議尚未完成的待追蹤工作 (如下圖)
      每一次會議要追蹤的細項，可以用不同階段的檢核清單來進行。
       
    2. 專案的報表
      包括專案、跨專案的團隊、個人的工作週報等。
      更詳細的說明，請參考「專案管理 10 分鐘快速入門」
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