基礎
善用 xms+ 專案管理，絕對可以有效解決工作追蹤、認知落差、執行遺漏等問題。
要怎麼開工作？ 工作內容要寫什麼？ ...
只要掌握基本原則就不難喔，就讓我們從「會議交辦事項」開始，這也是企業運作的主要機制之一。
案例情境:
以生產會議為例，重點可能是 BOM 表 (Bill Of Material，物料清單 or 料表) 的相關採購，以下是典型的流程：
- 生產報缺料 (會議 or 其他時段)
- 主管核閱
- 資材採購
- 到貨 > 庫房清點 > 品管 > 合格件入庫
- 從庫房領料生產
在上述流程中，雖然可能已經有 ERP 等系統的輔助，但如果還是會遇到不好追蹤、認知不同或遺漏的困擾，就可以試試以下的方法唷。
參考做法:
在每次開完會後，執行以下 2 件事情
- 整理會議紀錄
開會議的總追蹤工作，逐項紀錄所有的交辦事項，範例請參考 A
- 各項交辦事項
逐一開工作 (項目、期限、紀錄)，通常分成追蹤用途的工作 (參考 B) 或是負責執行的工作 (參考 C)，視工作環境「擇一」即可。
有了上述資料，負責人 or 主管就可以從「檢視工作與紀錄總覽」輕鬆掌握所有交辦事項的進度喔！
Q. 主管或其他人沒有意願使用怎麼辦？
這是典型的現況，也很難改變，但可以自己先用就好，開「追蹤」用的工作。
這樣每次開會時，就可以很清楚追蹤過去每個交辦事項，甚至 1 個月前的都清清處理，並在會議的適當時機提醒，一段時間後，主管一定會對你的能力印象深刻！ 這時候就是團隊導入的時機囉，先看到具體的成果，才會有動機行動！
範例:
A. 會議總追蹤工作
標題: 9/14 生產會議工作整理
期限: 預計完成時間
內容:
1. 大扭力桿 x8 (#工作編號)
2. 扭力桿軸管 x8 (#工作編號)
3. PLD 貨叉 x12 (#工作編號)
檢核清單:
口 1. 大扭力桿 x8 (#工作編號)
口 2. 扭力桿軸管 x8 (#工作編號)
口 3. PLD 貨叉 x12 (#工作編號)
B. 交辦事項 (追蹤用途)
標題: 追蹤採購 PLD 貨叉 x12 (請購編號: 100091402)
期限: 9/7
內容:
- 董事長核閱
- 資材採購
- 庫房接單清點 > 品管 > 合格件入庫
處理紀錄:
9/4 轉交採購
9/5 入庫 x7 (缺 5)
9/5 請採購通知供應商，預計 9/7 可以到貨
9/7 入庫 x5 (更改工作狀態 ~ 完工)
C. 交辦事項 (執行用途)
標題: 採購 PLD 貨叉 x12 (請購編號: 100091402)
期限: 9/7
內容:
依據採購單內容
- 詢價
- 請購
- 驗收入庫 (通知採購完工)
處理紀錄:
9/4 詢價 A 供應商 10pcs NT. 2530 [貼圖]
9/5 詢價 B 供應商，10pcs NT. 2820 [貼圖]
9/6 送採購，預計到貨 9/12
9/11 到貨，已驗收入庫 (更改工作狀態 ~ 完工)
未登入或權限不足!