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    PDCA 循環 ~ 讓工作持續改善的關鍵
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    你有以下的困擾嗎?
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    PDCA 定義
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    如何落實 PDCA?
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    小張的例子
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    Plan 計劃
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    Do 執行
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    Check 檢核
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PDCA 循環 ~ 持續改善的關鍵
長度: 06:49, 瀏覽: 69, 最近修訂: 2024-11-20
無論是個人生活或公司專案,如果有碰到以下困擾,那你一定要學會 PDCA!
  • 想到什麼就做、缺乏規劃
  • 做的時候虎頭蛇尾、缺乏追蹤
  • 做完也沒仔細檢查、品質常出問題
  • 同樣的問題一直發生,都沒有改進
  • ...
 
PDCA ~ Plan (計畫) 、 Do (執行)、Check (檢核)、Act (改善行動)
這是一個看似理所當然且很簡單的循環,為什麼可以讓軟銀的孫正義極度推崇、並成為日本年輕世代爭相學習的方法呢?
 
原因很簡單,只要落實 PDCA,就能避免「行而不思、過而不省」的根本性問題,讓做事有規劃、執行有效率、品質有保障並持續優化,無論是個人或團隊專案,都適用!
 
聽起來很不錯,但要如何落實呢?
其實,風靡各大企業的敏捷專案 Scrum 策略幾乎就是 PDCA 循環的最佳實踐,
過程中再應用 5Why、SMART、5W2H、WBS 等原則,更能大幅提升執行的品質。
 
Plan (計劃)
首先,要找出問題真正的原因,才可以擬定計劃、設定目標對症下藥!
善用豐田汽車的 5 why 追問法,透過不斷問「為什麼」,找到隱藏在表象下真正的原因。
 
接著,針對問題設定目標,目標一定要符合 SMART 原則 ~ Specific (明確)、Measurable (可衡量)、Attainable (可達成)、Relevant (相關)、Time-bound (期限),簡單來說,就是有清楚的定義、數量、期限,並是能力可勝任的!
 
Do (執行)
可以參考以下重點
  • 將目標依據 WBS 原則,分拆成更容易執行的小工作 (task)。
  • 工作描述要遵循 5W2H,讓要做的事明確清楚。
  • 透過 Sprint 短衝、每日站立會議,讓執行更有效率!
 
Check (檢核)
查核要即時,及早發現問題,每日站立會議、檢視會議 (Sprint Review) 都是檢核的好時機。
 
Act (改善行動)
這就是 Scrum 的回顧會議 (Sprint Retrospective) ~ 反思「過程」,不斷改進 。
好的,要變成制度或 SOP,可以改善的,要採取行動,進入下一個 PDCA 循環。

 
接下來,我們就以下面這個產品改善為例子,並善用 xms+ 專案管理的功能,實際練習一次 PDCA 循環。
 
小張帶領團隊完成了「專案管理」的線上課程,
但課程上架一段時間後,卻發現學習者的回饋不如預期,完課人數也很少 ...
 
因此,小張決定要用一個月的時間來改善這門課,可以怎麼做呢?


 
延伸閱讀:
  1. 敏捷框架 Scrum 的最佳實踐 
  2. 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
  3. 會議管理
 
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重點
  1. 1.
    Plan (計劃)
    第一步,利用 5 Why 追問法找出問題真正的原因,例如:
    • 為什麼課程的完課率只有 20%? (從觀看紀錄發現) 因為大家沒耐心看完。
    • 為什麼沒耐心看完? (從問卷觀察) 因為影片太長了,而且畫面單調、不夠吸引人。
    • ...
    就這樣一直追問下去,發現幾個關鍵的問題:
    1. 課程影片時間過長。
    2. 影片畫面多用靜態文字、圖片呈現,過於單調。
       
    接著,就能針對問題,依照 SMART 原則來設定目標,
    例如:在一個月內 (期限 Time-bound),改善「專案管理」課程,包括
    1. 把原課程分為上、下集,一集影片控制在 10 分鐘內。
    2. 為影片加上動畫 or 特效。
    但是團隊中沒有製作動畫的專業人員,
    因此「加上動畫 or 特效」不符合可達成 (Attainable) 的原則,就排除在目標之外。
     
  2. 2.
    Do (執行)
    依據 WBS 拆工作的原則,將現有影片依照主題分拆成上、下集,
    每一集再依據團隊成員的專長,細分成「撰寫分鏡稿、錄製影片」等工作,
    更多拆解的技巧可以參考下方提供的 WBS 文件連結。
     
    有了清楚的工作描述與各自的負責人後,就可以善用 xms+ 的「工作與記錄總覽」功能,
    在每日站立會議中,快速有效的追蹤進度、交流資訊、排除困難,讓執行更有效率。

    備註:
    WBS 文件: 拆解工作 WBS (Work Breakdown Structure)
  3. 3.
    Check (檢核)
    完成一集影片後,可以舉辦「檢視會議」,
    檢查成果是否符合設定的目標,並討論哪裡可以改善。

    開會時,透過「會議記錄」的追蹤工作清單,就能快速找到特定工作,讓檢核更容易執行。
  4. 4.
    Act (改善行動)
    檢核完畢後,團隊可以透過「回顧會議」,一起反思、討論如何改善過程,
    並利用「xms+ 知識管理」的功能,有效傳承經驗,讓下一個 PDCA 循環更順利,例如
    • 找到一個很棒的 ppt 設計網站,就記錄到專案的 SOP 文件,方便之後參考。
    • 遇到的問題「合作的外包沒辦法開發票,要如何報帳?」就可以寫到 FAQ (處理事情的經驗)。
    • 發現重點文字的顏色用錯,將正確顏色加入「檢核清單」,避免下次再發生。

  5. 瞭解 PDCA 循環與實現方式後,打鐵趁熱、馬上行動就對了!
    只要按部就班一點一點進步,就很簡單,祝你成功!
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      PDCA 循環 ~ 讓工作持續改善的關鍵
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      你有以下的困擾嗎?
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      PDCA 定義
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      如何落實 PDCA?
    • 02:06 5.
      小張的例子
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      Plan 計劃
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      Do 執行
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      Check 檢核
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      Act 改善行動
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