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  4. 應用 ~ 專案管理
[目標]
用 xms+ 功能，解決會議的常見痛點 ~
會而不議、議而不決、決而不行、行而不追
 
 
[重要性]
除了例行性的工作之外，專案執行幾乎是公司運作的關鍵基礎，而專案會議則是規劃、議題討論、進度報告、變更項目等許多關鍵資訊的溝通平台，這些大大小小的會議，絕對是專案成敗的關鍵，因此才會有「會議開得好，結案沒煩惱」的說法。
 
 
[痛點]
會議這麼多又無效率，大家都在抱怨浪費時間 ... 這是許多公司常見的問題，為什麼會這樣呢？其實開會最怕的就 4 件事情
  1. 會而不議
    沒有 agenda 議題，討論就很容易毫無頭緒的發散。
     
  2. 議而不決
    沒有 key person，會議的確認事項無法確認，通常就會要再重開一次 ...
     
  3. 決而不行
    沒有 action item，計劃再棒都只是無法實現的夢而已。
     
  4. 行而不追
    沒有追蹤，就等於沒有 deadline，一天拖過一天，就不容易完成。
如果這些問題不能有效克服，開會，就只是浪費生命而已 ... 很慘。
 
 
[解法]
解決這些關鍵問題其實可以很簡單，只要掌握以下幾個關鍵點
  1. 會議前 ~ 目的跟議題要清晰、明確 (解決: 會而不議)
    透過會議通知，清楚描述 5W，就可以輕易的問題，例如
    1. 目的 (Why): 召開專案的進度報告會議
    2. 時間 (When): 2021/1/18 10:00 ~ 11:00
    3. 地點 (Where): 305 會議室
    4. 人員 (Who): 業務部與行銷部所有同仁
    5. 議題 (What): 可以用 agenda 的形式
      議題                                                                報告人       時間          
      專案最新進度 (待辦事項追蹤)                        小美          10 分鐘
      面對競爭者促銷，我們採取的對應方案         小王          10 分鐘
      討論 & 建議                                                                     10 分鐘
    6. 參考資料

      特別注意:
      1. 如果 key person 無法參加的會議，盡可能延期，不然就很容易導致「議而不決」
      2. 為了提高會議的效率，事前可能需要先溝通，可以有效避免
        1. 意見太多，現場不容易收斂
        2. 太專業的內容 (例如法務相關)，其他人可能無法參與
        3. 時效性很高的，等下次開會時可能就來不急了
           
  2. 會議中 ~ 結論要明確、有共識  (解決: 議而不決)
    有幾個重點
    1. 複述結論、待辦事項，確保大家在認知上面是沒有偏誤的
    2. 相關人員 (負責人、提案人、反對者) 一定要表態，代表所有與會者的意見，避免有意見當下就不說，會後拼命放炮。
    3. 會議記錄要確實，待辦清單要明確，包括:
      最終的決議是什麼，怎麼做？ (What, How)
      誰會負責、誰會投入？ (Who)
      何時要完成？ (When)
    4. 會議紀錄，key person 一定要確認
       
  3. 會議後 ~ 待辦事項要追蹤 (解決: 決而不行、行而不追)
    這是最重要的步驟！
    盯緊每個追蹤事項，如果沒有去 follow，其他人就會覺得這待辦事項只是講講而已，其實沒做也不會怎麼樣，反而養成因循苟且的惡文化。
     
[善其事、利其器 ~ xms+ 解決方案]
好的工具輔助，不僅可以降低執行的難度，更可以達到事半功倍的效果！
一旦建立好的會議文化，就能讓會議進行得更快速有效，告別無效的鬼打牆會議，大幅提升團隊戰力。
 
以下是 xms+ 會議管理的主要操作流程。
重點
  1. 會議前
  2. 1.
    發會議通知
    進入專案側欄的「會議管理」的功能，在「會議通知」下拉選單，就可以建立新的會議通知。
  3. 2.
    寫通知內容
    照著表單的指引，就可以完成會議通知最重要的資訊
    • 主題 (目的)
    • 日期、時間
    • 地點
    • 對象
    • 議題 (含附件)
     
    此外，還可以勾選「自動建立」會議記錄的功能，
    將通知內容轉成會議記錄的草稿，方便寫會議記錄時參考。
  4. 3.
    查看會議通知的內容
    可以透過「會議通知 / 查看會議通知記錄」查看過去通知的內容與對象。
  5.  
     
    會議中
  6. 4.
    設計表單 (會議記錄格式)
    除了標準的記錄格式外，每個專案都可以透過「設計表單」，設計專屬的會議記錄格式。
    1. 審閱者 (多位)
    2. 自訂會議記錄格式
  7. 5.
    新增 or 編輯會議記錄
    設計好表單後，就可以透過「新增」建立一筆新的會議記錄。
    若發會議通知時有自動建立草稿的會議記錄，就可以進入會議記錄後編輯。
  8. 6.
    設定要追蹤的工作
    有兩種方式
    1. 直接新增工作
    2. 從現有的工作加入
    此外，還可以透過「管理 (含排序)」的功能，為追蹤清單排序。
     
    小技巧:
    可以開啟兩個瀏覽器左右並排，可以同時寫記錄 + 管理追蹤工作清單。
  9.  
     
    會議後
  10. 7.
    審閱會議記錄
    若有您尚未審閱的會議記錄，進入「專案中心」後就會有明顯的提醒 (圖1)。
    進入會議記錄後，就可以看到「審閱」的按鈕 (圖2)。
     
    圖1: 審閱提醒
    60928a2fc8910e658b52069a04a8078f.png
     
    圖2: 會議審閱
    5208b8fb347cbf4228dc41b5338e834c.png
  11. 8.
    追蹤工作進度
    為了避免傳統專案時間拖很久，我們特別設計敏捷式的追蹤，未完成的待追蹤工作，特別提供以下的檢視區間
    1. 一個月
    2. 三個月
    3. 全部
    4. 個別會議記錄
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