每次開完會 or 專案進行,交辦工作的執行、追蹤、掌控品質 ... 這幾乎是所有主管面臨的問題。
 
若沒有系統輔助,大家就只能各憑本事,例如記錄在筆記本、利用各種技巧或靠記憶追蹤,或善用不同的提醒工具,即使如此,結果常常還是不如預期、因為彼此對工作內容的認知不同,就容易落入雞同鴨講的窘境,甚至常常因為工作多又雜而一團混亂 ...。
 
其實,解決這些難題只要掌握到關鍵,就很簡單!! 關鍵是什麼呢? 可以參考古人的智慧。
禮記大學篇

知止 (目標) 而后有定,定而后能靜,靜而后能安,安而后能慮,慮而后能得。
物有本末 (重要性),事有終始 (優先順序),知所先後 (掌握關鍵),則近道矣。
 
做法呢?
就只要像寫記事本一樣,將要處理的事情開工作並設定期限!
接著,只要登入系統,就可以看到
  • 今天要完成的工作、哪些已經過期
    追蹤 ~ 輕鬆搞定,永遠不會遺漏。按部就班,一次處理一個工作,心無旁騖。
     
  • 這個星期還有哪些事情要處理
    除了今日事今日畢之外,近期的目標也很重要!
     
  • 相關討論
    遇到問題,就立刻發討論 (不會忘記),有想法,就直接回應,讓溝通無礙!
    因為有紀錄,就可以減少落差,提升品質。
     
  • email 通知
    被指派的、快過期的或完成的工作,系統都會主動通知與提醒。
     
  • 各類統計
    一次掌握團隊或專案的所有工作狀態,正在進行的工作、完成數量、過期的有多少、驗證不通過的有哪些 ... 還可以匯出 excel 讓主管確實掌握團隊與工作進度,做適當的規劃,提高團隊士氣與效率。
 
當要進行的工作井然有序,效率與品質自然就會提高
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以下是整理一些專案執行的經驗,提供您參考。
Keypoint
  1. 1.
    解問題,要抓對線頭,用對方法
    對症下藥,聽起來很簡單,這個「症」 (問題) 是什麼? 要下什麼「藥」 (方法) 呢?
    其實症狀很明顯 ~ 不好追蹤、認知落差、執行時遺漏,說明如下:
    1. 追蹤
      如果每天上班一打開電腦,就可以看到 or 被提醒今天要完成哪些工作,哪些是明天的事情,這樣做起事情來就可以按部就班,一次處理一個問題。有了這些資料,主管就可以輕鬆掌握團隊的執行狀況,哪些已經逾期,哪些才是今天要先完成的工作。
       
    2. 工作內容的認知落差
      你講的和我認知的不同 ... 認知落差唯一的解法就是 ~ 紀錄 (有共同的基礎),將工作的內容,條列式逐項紀錄。
       
    3. 執行時遺漏
      即使工作內容有清晰的紀錄,大概只有碰到細心與自我要求高的人,事情才會順利如願。為了降低人的不確定因素,檢核清單 (checklist) 是關鍵! 透過系統提供的介面逐項打勾,透過視覺清楚看到哪些項目還沒有完成,只要主管在乎,這樣的運作制度就很容易建立。 
       
    4. 經驗傳承
      處理問題的技巧與經驗,這些瑣碎卻重要的知識並不容易被紀錄與傳承,這也是為什麼人才是公司最重要的資本。

      透過工作指派、執行、追蹤 ... 無形中這些經驗就不小心被記錄了。例如,潤滑油報廢這麼簡單的事情,其實也是重要經驗,透過搜尋,就可以知道當初是找哪一個廠商、怎麼處理,因為有紀錄,就很容易遵循並順利處理。
  2. 2.
    整個關鍵就在 ~ 紀錄!!
    沒有紀錄,就無法解決認知落差,確認執行時是否有遺漏。
    紀錄,這是許多人都已經具備的好習慣,欠缺的只是一套系統來協助追蹤、透過流程降低人的不確定因素而已。
  3. 3.
    持續優化團隊
    不經一事,不長一智,從做中學,根據統計,幾乎是員工技能成長來源的 70%,只是現實常常是,問題發生了,代價也付了,但卻無法從中獲得寶貴的經驗,以至於不斷的重蹈覆轍。
     
    吾日三省吾身,是持續進步的態度與方法,持之以恒,就會越來越好,就像良率改善一樣,不是一次就 90%,而是逐步改善。這也正是主管的主要工作之一 ~ 瞭解團隊執行的狀況,提前發現問題、協助工作執行或協助團隊改善效率。
     
    要「改善」什麼呢?
    有了紀錄,就有機會透過數據輔助,挖掘出可能的問題點,不僅讓每一次的失敗都可以轉換成正面的營養,甚至可以提前發現並改善!
     
    以工作處理所花的時間為例,主管認知可能需要 1 天,但執行時花了 3 天,這就會是一個很好的改善點,例如
    1. 主管評估錯誤
      專案規劃與進度的精準掌握是成功的關鍵!
      藉此學習到為什麼會評估錯誤的問題點,下次就可以避免,累積經驗。
       
    2. 執行者認知錯誤,甚至是錯誤的處理方式
      原本應該用方法A,但卻用了方法B 導致要花過多時間 ...
      這種認知落差常常是相當關鍵的線索,以寫程式為例,表面似乎正確,但可能是嚴重問題、甚至破壞架構導致後續維護發展的問題。若能即時發現,不僅有機會避免,也幫助同事經驗成長。
       
    3. 求好心切,但卻不是主要關鍵
      80 分和 90 分 (或額外需求),雖然只是 10 分的差異,但往往要多花好幾倍的時間或資源,而這常常只是執行者的期待,並非客戶的需求,甚至還可能造成客戶的困擾 ... 透過期限、評估時間、執行時間等資訊,就可以引導更專注在關鍵的點,行有餘力再改善,達到更好的 CP 值。
       
    4. 執行者經驗不足 or 不熟悉
      透過數據,就可以更明確地提供協助,幫助成長,或是協助主管調整交辦工作的策略。
  4. 4.
    輕鬆跨出第一步
    要解決工作執行、追蹤的問題,真的很簡單!
     
    就是將專案系統,當作平常熟悉的記事本在使用,只是將寫的內容直接記錄成「工作」就好!
    接著,系統就會負責協調所有的事情,從通知負責工作的人、快到期提醒、完成通知、歸類 ...
    追蹤也超容易,已完成、未完成的工作以及處理方式,都一目瞭然。
    馬上就解決要約時間面對面交辦工作或用 email 不容易追蹤等困擾。
     
    如果只是建立工作,和用 google calendar 的追蹤或 trello 有什麼不一樣呢?
    1. 介面設計
      因為 xms project+ 以追蹤為主,會有清晰的列表、通知與相關過濾機制。
       
    2. 團隊溝通清楚
      可以大幅減少認知落差而產生結果不如預期的問題。
    當然,還有很多實用的功能,例如從團隊、專案、個人、客戶角度檢視工作等。
  5. 5.
    xms project ~ 完美的結合工作管理與知識管理
    工欲善其事,必先利其器,好的系統絕對可以事半功倍!
    以上述的工作處理時間,系統就提供一套聰明方便的設計,除了可以更精準掌握處理時間,專注在必要的工作重點外,更可以藉此養成良好的工作習慣,提高效率。
     
    xms project 是一套成功運作超過 10 年的系統,除了徹底解決工作執行的困擾,讓工作做的又快又好之外,更可以記錄重要的知識 / 經驗,順勢完成知識管理。
  6. 6.
    執行技巧
    以下是執行的小技巧,可以參考看看囉。
    1. 分拆工作
      將可獨立完成的內容分拆,避免因為某一項內容造成整個工作無法完工。
       
    2. 內容要具體
      強烈建議用條列的方式,讓每一個項目都明確,並可以逐項確認。
       
    3. 每個工作執行,盡量不要超過 2 天
      避免拖延,更有節奏!
       
    4. 期限很重要
      代表優先順序,千萬不要過期 (可以討論改期限),以免「期限」最後變成形式上的意義。
       
    5. 每天 10 分鐘站立會議
      昨天完成了哪些事」、今天的規劃、碰到的問題。
      站立會議的參考 https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5045302
  7. 延伸閱讀:
    1. 知識管理 ~ 公司的關鍵基礎與突破
      知識管理要做的事情很簡單,就是知識發生時,要進得去,需要時,要找得到,不該看的,要保護。
       
    2. 專案 ~ 30 分鐘就上手
      關於專案的執行與操作教學,只要簡單幾個步驟,就可以解決 70% 以上工作遇到的問題唷!
    Location
    Folder name
    應用 ~ 專案管理
    Author
    劉宸瑋
    Branch
    2022 集智學習科技
    Created
    2022-02-07 16:31:27
    Last Updated
    2022-05-25 09:47:09
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