km+ 知識管理，10 分鐘快速人門 | 集智學習科技VIP客服平台

好的系統 + 策略，絕對可以有效地解決知識管理的 3 大挑戰：

知識，進不去
要用時，卻找不到
好不容易找到了，但已經過時、不完整

這份教學，將著重在系統的操作教學，策略的部分，可以參考「km+ 應用策略 ~ 知識管理與教材庫」。

接下來，就讓我們來一步一步體驗 km+ 是如何輕鬆解決以下常見的困擾。

資料不知道放在哪裡？
km+ 支援各種媒體的儲存，相當於整合 google drive (檔案) / photos (照片) / youtube (影片) / sites (網頁) 的功能，集中管理，不會到處分散而找不到。
pdf、word 內文，不好找
內建的全文檢索引擎，除了媒體的內容、索引、討論、FAQ 之外，搜尋範圍更包括 word, pdf, ppt, excel 等內文。
缺乏標準流程？
km+ 提供 SOP 與檢核清單的機制，更清楚規範與撰寫每一個步驟，因為線上排版與編輯都很容易，就可以減少使用 word 下載、編輯後再次上傳的不便而導致每個人電腦都有自己版本的問題。
經驗無法傳承？
實驗技術，容易卡關、做錯的就是那幾個，透過 FAQ 機制，將過去遇到的問題、如何解決的方法收集與整理，新人將不用重新摸索，學生畢業也不會有技術斷層的困擾。

重點

資料建檔、管理與搜尋
1.

新增目錄 & 資料夾

km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念，提供影片、文件等多媒體的儲存與分類。

同時，每個資料夾還可以分別設定權限，例如指定管理者或哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。

為了讓權限更清楚、容易地設定，資料夾內不允許再建立資料夾。如果需要多層次的分類，可以透過建立「目錄」，並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來達成。

建立的方式很簡單，進入「目錄瀏覽」，點擊工具「新增」，選擇目錄 or 資料夾即可。
更詳細的操作說明，請參考：「建立目錄、資料夾」。
2.

上傳影片

km+ 支援各種格式的影片，包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。

以上傳 EverCam 為例，進入資料夾後，點擊「新增媒體 / EverCam」，直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後，系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引)，讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。

更詳細的操作說明，請參考文件：「上傳 EverCam / 影片」。
3.
上傳一般檔案

除了用附件的方式上傳檔案之外，也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能，將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等)，上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。

這樣呈現的好處包括:

檔案列表，符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive

每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ，例如請假的表單，就可以提醒填寫時要注意的事項，或是收集請假相關的常見問題。

小提醒:

這項功能可以資料夾「進階設定 / 媒體類型」的設定中開啟或關閉，建立資料夾時的預設值，可以在「系統管理 / 網站設定 / 系統預設值」中設定。

Q. 為什麼不要直接開啟這項功能？
4.

上傳照片

雖然照片可以直接插入到媒體中，但系統提供更簡單的方式 ~ 相簿，更方便存放實驗照片等資料。

在資料夾中，點擊「新增媒體 / 相簿」後，就可以將照片拖曳上傳，上傳後，可以編輯相片說明、設定相簿封面，並提供投影片放映的方式瀏覽。
5.
整理 youtube 影片

YouTube 已經有很多很棒的實驗技術影片，透過「新增媒體 / YouTube」貼上 YouTube 的影片網址，系統就會將影片嵌入，並自動建立影片的標題、原始來源、描述 ... 等資料。完成後，還可以建立索引，方便快速找到影片中特定的主題。

更詳細的操作說明，請參考文件：

嵌入 YouTube 影片

建立影片索引
6.

整理 & 排序媒體

透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能，就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。

更完整的操作方式，請參考文件：「檢視模式 (排序文件)」。
7.
資料夾權限設定

上傳的資料，哪些人可以看？

在資料夾的下拉工具的「權限設定」，就可以設定，包括：

資料夾管理者
可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。

上傳權限
指定哪些人可以上傳，上傳後只能管理自己上傳的媒體。

閱讀權限 ^(註)
可以指定登入後就可以觀看 (一般使用者) 或是指定特定的角色才可以觀看。

更詳細的操作說明，請參考文件：「設定資料夾權限」。

附註：

在目錄中，可以透過資料夾名稱前的圖示，迅速辨識資料夾的閱讀權限，以方便管理，例如：代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
8.
全站搜尋

在最上方的搜尋框，輸入關鍵字即可。

內建的全文檢索引擎，只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋，範圍包括：

檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)

文件的標題、內容、重點、索引

討論

FAQ

更完整的操作說明，請參考文件：「全文檢索」。

小技巧:

若有多個關鍵字時，請用「空白」分隔。

除了全站搜尋之外，也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能，縮小搜尋範圍。
建立標準作業流程
9.
設計重點

進入媒體，點擊「新增重點」即可，優點包括：

排版清楚
重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明)，閱讀時一目了然。

獨立編輯
每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序，比用 word 更方便，而且不會亂掉。

更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定)，請參考文件：「設計重點 (SOP)」。
10.

設計檢核清單

標準作業流程，如何確保執行時不會遺漏？檢核清單最有效！

在工具下拉選單，選擇「新增檢核清單」即可建立。

特別提醒:

文件的檢核清單是「範本」用途，提供專案管理建立工作時複製使用，更完整的說明，請參考專案的「建立檢核清單」。
經驗傳承
11.

建立 FAQ

用 km+ 收集很簡單，直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」，看完 SOP 後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法，這些就是珍貴的經驗！可以減少重蹈覆轍。

關於 FAQ 收集的策略，可以參考影片：「訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則」。

小技巧：

在資料夾的 FAQ 專區，可以透過「匯入」的方式，重新分類、整理放在各媒體下的 FAQ，提供統一的入口。
12.

討論

文件看不懂又不知道要問誰？

可以在頁面下方「發表討論」，系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人，回應後，不僅解決問題，也能留下重要的紀錄，成為整理 FAQ 的重要來源。

附註:

用 LINE or 口頭很方便，但 LINE 不好整理，口頭很容易問過就忘，重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
當實驗室的知識與經驗逐步累積後，

接下來，就可以將這些知識設計成線上課程，明確的規劃要在什麼時間點前完成，並透過測驗，逐項確認一些容易誤解、遺漏的地方，避開過去看文件但沒抓到重點的問題。

更詳細的說明，請參考線上手冊：「[開課者] 設計課程，10 分鐘快速入門！」

檢核清單