開始之前
對象：
系統管理者、各單位負責人
目標：
透過以下的入門教學，快速掌握系統的功能、動線與設計邏輯 (打通任督二脈)，接著，就可以透過文件或其他課程的引導，逐步熟悉系統囉。
- 知識，進得去
建立目錄 / 資料夾、上傳檔案 / 影片、整理 SOP、FAQ、討論、設計章節
- 需要時，找得到
個人化首頁、全文搜尋、我的收藏、職務資料夾
- 權限管理
帳號角色、資料夾管理者、上傳權限、閱讀權限、下載設定、知識庫管理者
- 維護 ~ 避免過時、不完整
文件審核、維護清單
- 論壇 ~ 問題與專家的連結
資料夾入口、資料夾 FAQ
更詳細的教學，請參考線上課程：
重點
- 1.登入使用系統管理者的帳號登入系統，進入知識庫，就會看到個人化的知識入口，顯示的資訊包括：
- 個人化學習
公告、近期存取、最近上傳、收藏的媒體、資料夾捷徑、有權限觀看的資料夾、 ... 等。
- 管理入口
維護清單、知識庫管理、管理捷徑 (網站設定 / 使用者管理 / 系統管理等)。
---- - 個人化學習
- 2.新增帳號 (系統管理者功能)主要步驟：
- 進入管理頁面
使用者下拉選單 (右上角) / 系統管理 / 使用者
- 新增使用者
點擊標題旁的工具「新增」，就可以建立系統的帳號。
- 進入管理頁面
- 3.基礎架構說明km+ 採用類似檔案總管的「資料夾」觀念，提供影片、文件等多媒體的儲存與分類，此外，每個資料夾可以分別設定權限，包括管理者或指定哪些人可以閱讀資料夾內的媒體。為了讓權限更清楚、容易地設定，資料夾裡面不允許再建立資料夾，若您需要有多層次的分類 (如下圖)，就可以透過建立「目錄」，並在目錄下建立「資料夾」或「子目錄」來完成。
- 知識，進得去
- 4.新增目錄 & 資料夾進入「目錄瀏覽」，點擊工具「新增」，選擇目錄 or 資料夾即可。
更詳細的操作說明，請參考：「建立目錄、資料夾」。小提醒:- 目錄，是資料夾的分類，不能放媒體。
- 資料夾底下不能再建立子資料夾，避免權限過於複雜而造成使用困擾。
- 5.上傳影片km+ 支援各種格式的影片，包括 EverCam (.ecm), wmv, mp4, avi, ... 等。以上傳 EverCam 為例，進入資料夾後，點擊「新增媒體 / EverCam」，直接將原始檔 .ecm 拖曳到網站就完成囉。上傳後，系統後台會自動轉成 mp4 (含段落索引)，讓各種手機、瀏覽器都可以閱讀。更詳細的操作說明，請參考文件：「上傳 EverCam / 影片」。
- 6.上傳一般檔案除了用附件的方式上傳檔案之外，也可以透過下拉工具「上傳檔案」的功能，將任何類型的檔案 (如 word, pdf, excel 等)，上傳成為一份「媒體」 (如下圖)。這樣呈現的好處包括:
- 檔案列表，符合我們熟悉的檔案總管或是 google drive
- 每份檔案可以編輯專屬的說明與 FAQ，例如請假的表單，就可以提醒填寫時要注意的事項，或是收集請假相關的常見問題。
- 7.設計重點 ( SOP )進入媒體，點擊「新增重點」即可，優點包括：
- 排版清楚
重點編號、圖片 (框線) 或為重點分類 (說明)，比用 word 更好排版 (不會亂掉)，閱讀時一目了然。
- 獨立編輯
每一個重點獨立編輯、插入重點、調整順序，讓維護更簡單。
更詳細的操作說明 (例如取消或修改編號設定)，請參考文件：「設計重點 (SOP)」
- 排版清楚
- 8.設計檢核清單設計檢核清單標準作業流程，如何確保執行時不會遺漏？檢核清單最有效！
- 9.整理常見問題 (FAQ)Q&A 基本上就是經驗！用 km+ 收集很簡單，直接在媒體 (例如實驗 SOP) 下方新增「FAQ」，看完文件後就可以看到前輩遇到的相關問題以及解決方法，可以減少重蹈覆轍！延伸閱讀:
- 更多詳細操作：「整理 FAQ」
- FAQ 收集的策略：「訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則」。
小技巧：分散在不同地方的 FAQ，可以透過「匯入」的方式，重新整理到資料夾的 FAQ 專區，提供統一的入口。
- 10.發表討論文件看不懂 or 有疑問怎麼辦？可以在頁面下方「發表討論」，系統就會 e-mail 通知資料夾管理者 & 媒體發表人，回應後，不僅解決問題，也能留下重要的紀錄，成為整理 FAQ 的重要來源。附註 :用 LINE or 口頭很方便，但 LINE 不好整理，口頭很容易問過就忘，重要經驗就不容易被紀錄與傳承。
- 11.整理 & 排序媒體透過工具選單的「檢視模式」中「自訂」媒體排序的功能，就可以「新增章節」並拖曳媒體來調整媒體的順序與結構。
- 需要時，找得到
- 12.全站搜尋在最上方的搜尋框，輸入關鍵字即可。內建的全文檢索引擎，只會從您有「閱讀權限」的資料夾中搜尋，範圍包括：
- 檔案的內文 (word、pdf、PowerPoint、Excel 等)
- 文件的標題、內容、重點、索引
- 討論
- FAQ
小技巧 : 若有多個關鍵字時，請用「空白」分隔。更完整的操作說明，請參考文件：「全文檢索」。除了全站搜尋之外，也可以在資料夾中透過「搜尋這個資料夾」的功能，縮小搜尋範圍。
- 13.個人化功能 ~ 收藏的媒體、稍後觀看、資料夾捷徑系統提供個人化的資訊服務，幫助我們整理好不容易搜尋到的內容，包括:
- 收藏的媒體
類似書籤，可以將搜尋到得媒體加入，方便後續取用。
- 稍後觀看
等待確認或最近想看的媒體。
- 資料夾捷徑
可以整理常用的資料夾
小技巧 :點擊文件旁的「
」 or 影片下方的「
」，即可加入收藏或稍等觀看
- 收藏的媒體
- 14.職務資料夾資料夾這麼多，哪些是和我常用的？最實用簡單的技巧就是透過職務說明書，建立職務專屬的資料夾，通常就可以解決 70% 職務上常用的知識，成為知識管理的捷徑與重要入口！要怎麼建立呢？
- 建立專屬的資料夾
在資料夾中，就可以將職務所需的文件帶入 (建立 or 連結知識庫)。
- 連結到「職務資料夾」
該職務人員就可以直接從「我的職務」，直接瀏覽相關技能。
相關操作請參考文件：「設定職務資料夾」
- 建立專屬的資料夾
- 權限管理
- 15.資料夾權限設定上傳的資料，哪些人可以看？在資料夾的下拉工具的「權限設定」，就可以設定，包括：
- 資料夾管理者
可以管理資料夾內所有的媒體與資料夾的設定。
- 上傳權限
指定哪些人可以上傳，上傳後只能管理自己上傳的媒體，有上傳權限的帳號就有閱讀權限。
- 閱讀權限 (註)
允許閱讀資料夾內文件、發表討論的權限。
更詳細的操作說明，請參考文件：「設定資料夾權限」。附註：在目錄中，可以透過資料夾名稱前的圖示，迅速辨識資料夾的閱讀權限，以方便管理，例如：
代表一般使用者 (登入後) 都可以看到資料夾內的媒體。
- 資料夾管理者
- 16.下載設定系統管理者可以在「系統管理 / 媒體管理 / 下載設定」中，設定特定媒體類型是否開放下載。
- 17.其他權限說明為使知識庫的內容有效地被管理與保護，其相關角色及管理權限如下：
- 系統管理者
系統的最高權限管理者，可以使用系統中所有的管理功能。
- 知識庫管理者
由系統管理者指派，可以執行「知識庫」內所有的功能，包括目錄、資料夾及媒體的管理。
設定方式：http://p.fms.tw/media/320
- 目錄管理者
由系統管理者 or 知識庫管理者指派，可以建立並管理子目錄及資料夾。
設定方式：http://p.fms.tw/faq/662
小提醒：資料夾的權限是獨立設定 (讓權限更明確、獨立)，目錄管理者不一定有目錄底下資料夾的閱讀權限。
- 系統管理者
- 維護 ~ 避免過時、不完整
- 18.文件審核資料夾管理者可設定上傳媒體後，是否需要經過審核才開放閱讀。在資料夾的下拉選單中，選擇「審核設定」，啟用「媒體審核」功能後，即可指定「預設審核者」負責審核上傳到資料夾內的媒體，或進行「人工分派」。
- 19.維護清單更嚴謹的審核流程，可以指定維護條件，例如：每 2 年要重審、多久前提醒，系統就會列出需要維護的文件清單，並經過重新審查、複查、定稿等流程來進行維護。更詳盡的功能介紹請參考文件：「維護清單簡介 (主要流程)」
- 論壇 ~ 問題與專家的連結
- 20.將資料夾轉變成為論壇遇到問題要問誰？除了 google 之外，論壇是最佳的解法之一，因為專家就在那裡！資料夾除了放文件、影片等各種多媒體之外，也可以將入口設定成討論區。一進入資料夾便可觀看或加入討論！相關操作步驟，請參考文件：「論壇的應用」
- 21.資料夾的 FAQ為了讓大量累積下來的問答被妥善分類，資料夾的 FAQ 可將散布在文件中的 FAQ 重新集中分類，方便快速找尋！相關操作方式請參考文件：「整理資料夾的 FAQ」
未登入或權限不足!