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知識，只要有紀錄，就會越來越多，而且通常會多到不好找 (找不到)，即使只是個人電腦中的檔案總管也是如此，何況是整個部門、甚至整個公司 ...dd9ba6737106106a64efcdd2df5060c8.png
圖: 知識管理的挑戰 ~ 進不去、找不到
因此，即使知識可以順利進入知識庫，還面臨到兩大挑戰:
  1. 找不到
  2. 找到的資料過時或不完整
 
以下內容將分享如何透過 xms+ 的功能與策略，解決「找不到」困擾，至於資料過時或不完整的問題，可以參考另一篇文章「知識 ~ 進得去 (整理 SOP)」。
重點
  1. 1.
    職務說明書
    這是浩瀚知識的最佳入口，通常可以解決 70% 職務上常用的知識!
     
    因為每個職務 (人) 有專屬的工作內容，職務說明書記錄了工作「要做什麼」，至於「怎麼做」的 SOP / FAQ，就可以建立職務專屬的資料夾，放職務所需的知識，並透過連結進入。
     
    至於怎麼整理呢?
    建議用到的時候，就放進去，也就是讓職務負責人有管理的權限，方便持續整理。
     
    Q1. 和其他職務共用的知識文章 (物件)，可以怎麼處理?
    可以另外建立共用的資料夾，再用「捷徑」的方式加入職務專屬的資料夾 (下圖)。
     
    Q2. 這和自己整理筆記的差異?
    關鍵差在「共享」，就可以成為公司的資產，達到共用與傳承的目的。
  2. 2.
    搜尋
    分類，可以幫助建立資料時分門別類，但「事後」卻不容易依此找資料，因為每個人的分類可能不同，甚至自己的分類也會隨著時間而變動。
     
    搜尋，是目前普遍的解法，以下是 xms+ 提供的搜尋機制，包括
    • 全文檢索
      包含 pdf、word、ppt、excel 等內文。
       
    • 不同資訊類型
      文件、附件、FAQ、影片索引、 ....
       
    • 特定資料夾搜尋
      讓搜尋範圍可以更聚焦。
  3. 3.
    收藏的媒體、近期存取等個人化的功能
    除了放到職務專屬的資料夾外，xms+ 提供個人化的資訊服務，幫助我們整理好不容易搜尋到的內容，包括:
    • 收藏的媒體
      類似書籤，可以將搜尋到得媒體加入，方便後續取用。
       
    • 稍後觀看
      等待確認或最近想看的媒體。
       
    • 資料夾捷徑
      可以整理常用的資料夾。
       
    • 目錄總覽
      傳統的分類，可以幫助我們找到已經熟悉的分類資料，有閱讀權限才會顯示。
       
    • 近期存取
      快速找到最近常使用的媒體或資料夾。
       
    • 最近上傳
      看看最近有沒有新的知識上線，有閱讀權限才會顯示。
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