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ABC 原則
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特別提醒 ~ 主管要確認
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聚沙成塔的成果
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WBS 工作分解結構
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推動策略
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從《冰山在融化》學成功變革
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講者:andy
日期:2023-05-12
觀看: 103
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1.
導入新制度,會很困難嗎?
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2.
對於改變的疑慮
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3.
突破心理障礙
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採取行動
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4.1
WBS 工作分解結構
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系統輔助
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xms+ 系統
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推動策略
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負責人是成功關鍵
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從《冰山在融化》學成功變革
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改變值得嗎?
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列印日期 : 2024/04/25
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知識庫
...
進階 ~ tms+ 訓練系統
導入新系統 or 制度,會很困難嗎?
長度: 11:06,
瀏覽: 104,
最近修訂: 2023-05-12
知識庫
...
進階 ~ tms+ 訓練系統
播放影片: https://service.cwisdom.tw/media/652
好的系統 + 制度,就可以一舉突破人才培育的挑戰,聽起來似乎很不錯,接著我們可能就會進入天人交戰的過程
改變,會不會很困難?
如果要改變,需要做那些準備?
一切就緒後,難免還是會糾結,真的要改變嗎?現況也還過得去呀。
其實,只要用對方法與工具輔助,這些一點都不用擔心喔。
改變,會不會很困難?
根據 Google 2021 數位轉型調查,組織文化抗拒改變是公司內普遍的問題
(註1)
,前面提到,在幾乎不增加負擔下,就可以一舉突破,真的有這麼容易嗎? 實務經驗應該是一開始信心滿滿的要導入一套很棒的制度,最後卻因為同事們抗拒改變而草草失敗收場,改變一個人都很困難,更何況制度是改變很多人!
史丹佛大學行為設計實驗室的創辦人,BJ.福格博士在經歷了多年的研究後告訴我們,其實只要制度符合以下 ABC 原則,加上時間的複利效益就會成功!
A
nchor moment (錨點時刻)
提醒你去做新小行為的關鍵時刻,必須是日常生活中反覆一定會出現的時刻。
B
ehavior (新小行為)
錨點後立刻去做的行為,要簡單到沒有心理負擔,很容易執行的程度,不需要強大的動機或意志力。
C
elebration (立刻慶祝)
完成新小行為後立刻做,可以是任何能激勵自己的小事,帶來正向的回饋,讓你有動力積累更多、更大的進步
以整理業務 FAQ 為例,每個人一定都認同收集客戶的問題與解法所帶來的好處,是非常重要的經驗與教育訓練的教材來源。只是大家都沒這個習慣,且都很忙碌,因此大部分公司都做不到,這時候就可以這樣應用:
拜訪客戶後 (錨點時刻)
寫 100 個字客戶問的問題與自己的回答 (新小行為)
告訴自己這問題對公司新同事一定是很好的經驗! (立刻慶祝)
如果一個業務一星期拜訪 3 個客戶,五個業務一個月就可以累積 60 個問題,半年後就超過 350 個問題,幾乎就可以涵蓋大部分的 case 了,這就是一群人累積的珍貴經驗。
另外要特別提醒的是,這個過程還有一個關鍵 ~ 就是主管要確認,除了避免不小心紀錄到錯誤內容之外,更帶來的以下好處:
機會教育
因為有這個制度,就可以從 QA 中發現問題並協助改善,避免同仁一直用錯誤方式而不自知,實現在職訓練 (OJT) 。
案例分享
不習慣分享的資深同事,因為制度,就有固定分享寶貴經驗的機會,藉此收集重要經驗。
用很小的行為,每天花不到 10 分鐘,就能帶出聚沙成塔的巨大結果 ~
如果過去 10 年做不到的事情
3~6 個月後就做到,有沒有很厲害呢?
關於福格博士的行為模型與收集 FAQ 更深入的內容,可以參考
改變 or 推動新制度,原來可以這麼簡單!
訓練再突破 (3) ~ FAQ 教戰守則
採取行動
看起來改變是可行的,且可以帶來很多好處,接下來就要採取行動!
開始的秘訣,就是把複雜的事分割成一件件做得到的小事,然後從第一件開始。
~ 馬克吐溫 ~
技巧很簡單,就是採取 WBS (Work Breakdown Structure) 工作分解結構,讓看似困難的工作拆解成容易執行的小工作,各個擊破。
根據要交出的成果 (Result)
把任務拆解成更小、更好管理的工作 (What)
再為工作安排負責人 (Who) 和時程 (When)
有了明確的工作規劃,接著只要落實「20哩路」的執行原則,確實按照規劃,按部就班一步一步落實,過程中採用 PDCA 循環迭代改善,就會越來越好。
如果要改變,需要做那些準備?
工欲善其事、必先利其器,好的制度要有好的系統輔助才能事半功倍,就像用 google 紀錄行事曆絕對比直接寫在筆記本上有效率一樣,因此選擇一套適合的教育訓練系統是成功導入的第一步,好系統至少要符合以下原則
要夠簡單、直覺
因為任何一個小小的步驟都可能是門檻;甚至是壓垮駱駝的稻草。
有完整的職能知識庫
可以從工作中快速簡單地紀錄、取得經驗,這是訓練突破的關鍵。
好的輔導服務
就像教練的角色,讓有經驗的團隊一步一步引導邁向成功,避免落入殺雞用牛刀,將好系統用錯地方的窘境。
善用「專案管理」系統,協助導入教育訓練
有效解決工作追蹤、認知落差與品質的問題,讓推動更順利!
此外,導入新系統一定有很多事情要執行,從一開始建立帳號、組織、課程類別,課程滿意度問卷範本 .... 到課程架構、規格、拍影片、設計課程以及後續成效評估等,每一件事情都要描述清楚、執行與追蹤,這些龐雜的工作如果可以善用專案管理系統來輔助,就可以讓每一件要做得事情清楚、溝通順暢、減少來來回回,效率當然就提高囉,實際做法可以參考其他篇內容的介紹。
台灣數位學習科技的 xms+ 系統,因為除了擁有上述的優點之外,更提供豐富的微課程,從系統導入教學到企業內重要的需求:專案管理、時間管理、簡報設計、 ... 等,且雲端服務的價格非常親民,每月只要 3,500 起,並可以隨著使用量隨時擴充人數、容量等彈性,也非常適合各部門自行導入,成為部門內數位轉型的利器!
接下來提到的導入策略我們就會以 xms+ 這套系統為例,展示具體的實現步驟。
推動策略
準備好系統後,就要開始進入執行階段了,以需求為導向,採取以下推動策略,一步一步邁進:
建議從現有的方式開始改善,在既有制度下,減少變動降低門檻。
採 OKR 的方式,分階段,透過「需求訪談 (表單)」訂目標與關鍵結果,讓教育訓練與輔導的方向更明確!
每一階段,以 1~2 週為主,符合敏捷專案 Scrum 的短衝與 OKR 的精神。
依照每一個目標 (結果) 會用到的系統功能,安排教育訓練。
訓練後,開工作執行 (打鐵趁熱,並取得成果)。
過程中遇到的問題,使用專案的討論 / LINE 互動,並引導閱讀相關文件、微課程。
在這裡,我們提供一個簡單的 OKR 目標與關鍵結果給讀者參考。
負責人,是成功的關鍵
即使再好的制度仍需要人去執行,對組織也是一種變革,沒有上面的全力支援和推動小組,仍然會遇到阻礙。還好這部分可以不用太擔心,在《冰山在融化》一書中,透過一群企鵝的預言故事,點出組織變革時可能遇到的問題與解決步驟,照表操課就會順利許多,非常值得參考!連結「
組織成功變革的 8 個步驟
」更完整的內容介紹。
改變,帶來的好處
哇,還要做這麼多事情,真的值得嗎?絕對值得,因為
大幅降低訓練時間,節省大量成本,以業務新人為例,如果訓練可以從原來的 6 個月變成 3 個月,不僅可以節省訓練時期的薪水支出、講師成本,還可以提早開始跑業務增加收入,暨開源又節流。
降低尋找人才的門檻,原本要 5 年工作經驗,現在只需要 1 年經驗 + 2 個月的訓練即可,讓公司持續發展更容易找人才。
突破現有訓練的門檻可以形成勇於挑戰的企業文化,時刻的靈機應變就更善於面對危機,也更勇於追尋新契機。
人資,在台灣一般是屬於後勤單位,但如果可以順利導入好的教育訓練,將會是奠定公司長遠發展的關鍵基礎,更可以成為公司舉足輕重的重要部門,因為,人才是公司最重要的資產,而人資,正扮演這項需求最重要的角色!
註:
組織文化抗拒改變,在服從性較高的單位 (例如,生產部門) 困擾比較小,因為工作性質的緣故,配合度普遍會比較高。
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實務上的改革困境
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改變值得嗎?
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重點整理
位置
知識庫
...
進階 ~ tms+ 訓練系統
資料夾名稱
進階 ~ tms+ 訓練系統
發表人
施富川
單位
集智客戶服務平台
建立
2023-05-12 17:54:20
最近修訂
2023-05-12 17:54:34
長度
11:06