用了圖表來說明數據資料,卻還是被主管說沒重點嗎?
歡迎來到核心職能講堂,這一集我們將介紹圖表設計的重要 4 大步驟,讓對方一看就能夠秒懂!

圖表的目的,就是將許多數據用視覺的方式凸顯重點,例如:
  • 顯示「最大、最小」
  • 呈現變化、趨勢
  • 比較項目間差異
但是,Excel 並不知道您想呈現的重點,因此預設樣式的結果只能呈現忠實的數據,又多又雜,沒有重點 ...
 
以下是常見的典型圖表呈現,下圖是某公司 2020 - 2021 年度月銷售額比較表
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該怎麼改善呢?
跟著以下步驟,就能輕鬆把圖表變得好看、易懂!
重點
  1. 1.
    確定結論和重點
    以月報表為例,大家通常會想知道「哪個月業績最好 / 最差?」、「和去年營銷情況的差異」、「哪個月銷售成長幅度最高?」等資訊。
    因此,你可以參考這些資訊,去聚焦你的「說明目的」跟「分析方向」,並且確定圖表的結論和重點。

    例如,依據案例的圖表,可以判斷出「連續兩年,銷售額都約在年中時呈現急遽下滑的趨勢,需探討該現象的原因。」的結論,與「2020 年 4~6 月,銷售成長率為 -20%」、「2021 年 6~8 月,銷售成長率為 -25%」兩個重點。
    (放圖,增加結論和重點,先都放在折線圖下方空白處,表示還未經過視覺凸顯)
    結論:「連續兩年,銷售額都約在年中時呈現急遽下滑的趨勢,需探討該現象的原因。」
    重點:「2020 年 4~6 月,銷售成長率為 -20%」、「2021 年 6~8 月,銷售成長率為 -25%」
  2. 2.
    刪除不必要資訊
    抓住一個原則:「不會說的,就不要 show!」
    根據這個原則,你覺得哪些資訊可以刪除呢?首先,我們不會對圖表格線做說明,所以可以移除。 
     
    但接著,你可能會開始猶豫,到底哪些部分是值得保留的呢?
    這時,掌握下列 3 個方向,可以幫助你鎖定圖表中的重要資訊:
    1. 大小
      多數時候,我們會利用圖表來呈現資料,都是想比較出「誰大、誰小」,方便我們看出項目間的差異。
       
    2. 趨勢
      從「某個時間點」拉長為「一段時間」的大小比較,我們就能看到數據的變化趨勢,解釋事件的發展走向。
       
    3. 翻轉
      當趨勢翻轉了,例如出現所謂的「黃金交叉」,代表當時狀況有非常大的變動,這個現象就值得我們進一步說明。
    因此,回到案例的圖表,我們就可以接著刪除下方表格、細節數據 ... 等不會說到的資訊,而留下能看出「大小、趨勢、翻轉」的部分。
    (放圖,刪除下方表格、細節數據、圖表標題、y 軸 & 標題、格線。)
  3. 3.
    將結論和重點用視覺凸顯
    在一眼就能注意到的地方,亮出圖表的結論和重點。
    (放圖,把結論放在上方,兩個重點分別放在下方對應線段的附近。)
    另外,你還能利用「顏色、粗細」等區別方式,把關鍵字、重要線段用 Highlight 的方式強調出來,例如下圖。
    (放圖,「約在年中」、「急遽下滑」用重點色強調;「2020 年 4~6 月的線段」、「2021 年 6~8 月的線段」加粗強調。)
    這樣做,就能幫助觀眾更快速的抓到重點,跟上你簡報的說明節奏了!
  4. 4.
    運用動畫來逐步說明
    在適當的時間、位置以「動畫淡出」的方式來顯示關鍵資訊。
    如此一來,在呈現跟說明上面,就會非常的簡單而聚焦。

    例如,帶出案例圖表中「下滑線段」的關鍵數據與代表意義,就能幫助你逐步說明結論和重點。這樣做,在簡報時也能避免自己忘詞、漏掉重要資訊。
    (放圖)
     
    因此,透過「確定結論和重點」、「刪除不必要資訊」、「視覺凸顯關鍵資訊」、「運用動畫逐步說明」的 4 大步驟,你的圖表就能夠讓觀眾一目瞭然了!