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追蹤、執行、驗證工作,超容易!
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講者:tcsu
日期:2023-07-21
觀看: 84
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1.
為什麼要做教育訓練?
00:36
2.
知識循環
00:56
3.
準備好了嗎?
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4.
xms+系統
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隨手整理,累積工作經驗 (FAQ)
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列印日期 : 2024/04/29
集智學習科技VIP客服平台
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
訓練的終極目標:讓工作時間花更少、事情做更好
長度: 09:02,
瀏覽: 85,
最近修訂: 2023-07-21
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
播放影片: https://service.cwisdom.tw/media/687
為什麼要做教育訓練?
當然就是經驗傳承,學會處理事情的能力,把工作做好!
如果有一個簡單的方法,可以將前輩們累積多年來的工作經驗一次就學會,包括事情處理的步驟、容易犯錯、誤解、忽略、遺漏的地方,而且達到教育訓練的終極目標 ~ 把事情做的又快又好,你會想試試看嗎?
接著,我們就以這個實務案例來說明。
會議中,新加入的小美被指派
要辦一場 EverCam 軟體的教育訓練。
只要照著做,就可以使工作、經驗、 訓練,形成相輔相成的效果,並獲得以下成果:
高效率的工作流程
記錄並累積工作中的經驗
10 倍速傳承的訓練技巧
這套方法神奇之處,
在於可以讓第一次做的新人,比資深同事做的更好、更有效率!
準備好進行一場充滿驚奇的體驗了嗎? Let's go!
重點
1.
建立工作 ~ 舉辦 EverCam 教育訓練
透過 xms+ 的專案,將期限、負責人、工作以及要做什麼逐項列出 (或更快速地從工作模版帶出)。 (圖1)
這時候,進入專案就可以看到預計要完成的工作清單,依期限排序。什麼時候要完成什麼事情,就清清楚楚,不會漏! (圖2)
圖1:
圖2:
2.
沒經驗,怎麼辦?
沒問題,主管將小美加入一門「舉辦 EverCam 教育訓練」的線上課程,裡面有講解、完整的執行重點說明、執行的檢核清單、還有之前遇過的問題與處理方式。
更重要的是,課程還將每一個 FAQ 變成題目,讓小美有 3 次考試的機會,但及格要 100 分的方式,來協助小美逐項確認這些重要經驗。
經過一番苦讀、請教同事後,小美終於完成教材與測驗的通過條件,順利完成課程。
內心滿滿的成就,迫不及待、躍躍欲試!
3.
按部就班,一項一項確認、執行
帶著滿滿的信心,馬上就現學現賣!
回到工作中,「從其他來源複製」,就可以將剛剛學會,執行時要注意的檢核清單帶入。
執行時,完成一項就勾一項,這些就是前輩的經驗!
紀錄在知識庫「文件」的檢核清單中,工作執行時就可以當成範本。
4.
不知道該怎麼處理? 建立新的「待確認」清單
總會碰到之前沒有遇過的問題,例如
同一個部門,報名人數有上限嗎?
上次報名沒參加的,還可以報名嗎?
這時候,就像寫筆記一樣,只是改成用新增「待確認」檢核清單,先記錄。
5.
待確認的事?就 PO 工作的討論
當面討論很好,但容易有認知落差,寫下來有紀錄就可以避免!
用 LINE 很方便,但容易洗版,很難追蹤。
你有更好的方法,就是直接針對這項工作「舉辦 EverCam 教育訓練」PO 討論,就會像 LINE 群組一樣發 email 通知專案內的同事,知道的就可以回應,清清楚楚。
ps.
xms+ 的討論也可以設定,發 LINE 的群組通知喔。
6.
隨手整理,累積工作經驗
像這類部門人數上限就是一個下次可以依循的規則,就可以用文件下方的 FAQ 來整理,或是寫到 SOP 或整理到檢核清單,通常只要 10 分鐘就可以輕鬆紀錄。
只要每次遇到時,養成隨手紀錄的習慣,一點一滴累積起來就會很可觀,其實這就是「越做越有經驗」的過程,也是前輩們厲害的地方 ~ 有經驗!
7.
追蹤、執行、驗證工作,超容易!
執行過程中,工作相關資訊就可以寫在「處理紀錄」;
完成後,就可以將工作狀態勾選「已完成」;
其他同事就可以從「已完成」的清單中協助驗證,
如果驗證不通過,就會自動回到「進行中」的狀態,繼續處理。
當事情清楚 (誰、什麼時候、要完成的工作、有哪些紀錄)、溝通順暢 (討論),就可以減少認知落差與來來回回的過程,效率自然就大幅提升!
8.
工作週報
經過上述流程,工作週報就自動產生囉。
已完成 / 進行中的工作、處理紀錄、工作是否已經驗證、參與的討論、整理的 FAQ、寫的文件數量 ... 等,一目了然。
10 倍速經驗傳承
9.
教,很重要
當內容累積越來越完整,講解就很重要,可以快速提醒重點以及要注意的地方。過程中可以用 EverCam 錄影,下一個人就不用再重講囉。
從講解、SOP 、檢核清單、FAQ,完整的經驗就被記錄下來,變成線上課程的教材來源。
10.
課程 + 測驗,是關鍵!
這些累積的工作流程、問題處理經驗,怎麼才可以快速學會呢?
相信你一定也知道了,就是
建立課程
就可以要求在「期限」內完成。
將 FAQ 設計成測驗題目
而且限制只能考 3 次,及格 100 分,藉此謹慎的逐項確認經驗,效果百分百!
這就是小美可以快速學會過去累積多年經驗的關鍵喔!
整理一下這個流程每一個步驟帶來的好處:
開工作
讓要做的事情好追蹤
寫工作內容
寫下來的過程,就可以讓要做什麼更清楚,想清楚再做效率就會更好
檢核清單
過去的執行經驗,清楚明確,減少遺漏
討論
讓溝通順暢,減少認知落差,就可以減少來來回回
整理經驗
使用 FAQ、SOP 或檢核清單,滿足不同特性的資訊。
經驗發生時就隨手紀錄,聚沙成塔,就會產生「越做越有經驗」的數位版 ~ 知識文件!
處理紀錄
紀錄過程中的相關資訊,清楚執行狀態,協助工作進行。
工作驗證
為工作品質進一步把關
工作週報
團隊做什麼,清清楚楚的清單
講解
快速提醒重點以及要注意的地方,為文件加值!
課程 + 測驗
透過考 100 分,只能考 3 次,就可以引導學習者逐項確認,經驗,就可以用 10 倍速的方式傳承
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位置
知識庫
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
資料夾名稱
快速入門 ~ 從基礎到訓練再突破
發表人
施富川
單位
集智客戶服務平台
建立
2023-07-21 10:55:17
最近修訂
2023-07-21 10:56:27
長度
09:02